SharePoint 2016 : Tour d’horizon des nouveautés

Un SharePoint pour séduire les plus geeks ? C’est ce que nous pouvions penser le 14 mars dernier, Pi day, le jour où Microsoft a annoncé le passage de SharePoint 2016 en RTM (Release to Manufacturing). Pour continuer dans sa lancée, c’est le Star Wars day (4 mai) qui a été choisi pour l’événement en ligne sur le futur de SharePoint et probablement la mise à disposition (General Availability) de cette nouvelle version de la plateforme collaborative Microsoft.

Outre les toutes premières versions, nous sommes passés de SharePoint 2007 à 2010, 2013 et aujourd’hui donc SharePoint Server 2016. Microsoft a ainsi gardé le rythme de sortie de sa plateforme On-Premises tous les trois ans.

Microsoft avait présenté un calendrier de sortie de SharePoint 2016 à la conférence Ignite en mai 2015, et l’a repoussé par la suite :

  • Une IT Preview (ITP) en août 2015,
  • Une beta 2 en novembre 2015,
  • Une Release Candidate (RC) en janvier 2016,
  • Une Release To Manufacturing (RTM) le 14 mars dernier,
  • Avec une version officiellement disponible (Generally Available – GA) début mai, et probablement suite à l’événement présenté plus tôt.

Nous avons installé SharePoint 2016 RTM et nous vous proposons un tour d’horizon des évolutions depuis SharePoint 2013.

Quelques nouveautés pour l’utilisateur

L’App launcher arrive

Au rayon des nouveautés pour l’utilisateur nous pouvons noter un changement qui sera visible sur tous vos sites : le bandeau supérieur. Effectivement, à la sortie de SharePoint 2013, le bandeau supérieur permettait de naviguer entre le flux d’actualités (Echanges de news/Newsfeed), OneDrive et Sites.

Le bandeau SharePoint 2013

De la même façon, Office 365 adoptait à l’époque ce nouveau ruban avec d’autres entrées comme « Outlook » pour accéder aux e-mails. Quelques temps après, Office 365 adoptait un nouveau bandeau avec un App Launcher, sorte de menu permettant de naviguer entre les différents services de Office 365. C’est ce bandeau qui existe encore aujourd’hui et qui a été enrichi avec Delve, Videos etc.

SharePoint 2016 adopte ce même bandeau avec donc l’arrivée de l’App Launcher. De cette façon, nous avons à nouveau une expérience unifiée pour accéder aux différents services entre SharePoint On-Premises et SharePoint Online/Office 365.

Le bandeau SharePoint 2016

Inviter un collègue sur un site

Avec SharePoint 2013, Microsoft avait déjà simplifié le fait d’accorder des autorisations sur un site en le vulgarisant sur le principe de « Partager un site ». Le bouton et l’écran qu’il ouvrait consistait à inviter des personnes en saisissant leur nom, en leur accordant un niveau de permissions et éventuellement en leur envoyant un e-mail de notification.

L'écran de partage de contenu sur SharePoint 2013

L’écran de partage de contenu sur SharePoint 2013

L’écran en version 2016 a légèrement été revu. Vous pouvez accorder des autorisations à un collaborateur en cliquant sur le bouton « Partager » ; cela ouvre un écran que les utilisateurs de SharePoint Online connaissent déjà et qui permet de la même façon de taper un nom et de partager le site à un collaborateur.

L'écran de partage de contenu sur SharePoint 2016

L’écran de partage de contenu sur SharePoint 2016

Listes et bibliothèques de documents améliorées

SharePoint 2013 avait notamment amené aux bibliothèques de documents la possibilité de faire du glisser déposer de documents. SharePoint Online avait continué les évolutions qui ont été amenées à SharePoint 2016 aujourd’hui.

Nous voyons alors (ré)apparaître une barre d’outils simples (Simple Controls) permettant d’effectuer les actions de base.

Nouvelle barre d'actions sur les bibliothèques de documents

Nouvelle barre d’actions sur les bibliothèques de documents

Par ailleurs, la création de dossier bénéficie d’un nouvel écran permettant de créer un dossier et au besoin y inviter directement une personne (et lui accorder directement les droits).

Nouvel écran de création de dossier SharePoint 2016

Nouvel écran de création de dossier SharePoint 2016

Créer un dossier et le partager en un même écran

Créer un dossier et le partager en un même écran

Les images stockées dans les bibliothèques de documents ont également le droit à une légère amélioration avec un nouvel affichage qui apparaît au clic sur le titre. Plutôt que d’ouvrir l’image directement, un aperçu est ouvert en pleine page.

Prévisualiser les images dans les bibliothèques de documents

Prévisualiser les images dans les bibliothèques de documents

Des améliorations non visibles ont également été apportées. Il est désormais possible d’uploader des fichiers jusqu’à 10Go là où la limite était à 2Go auparavant. Par ailleurs, de nombreux caractères spéciaux étaient interdits comme « ~#%&{}+ » pour les fichiers sur SharePoint 2013 : ils sont désormais autorisés.

Enfin, même s’il était possible de stocker de nombreux documents dans les bibliothèques, la limite de 5000 éléments dans les listes simples a été repoussée. Plus précisément, Microsoft a implémenté un système permettant de repousser la limite sur une liste en créant automatiquement des colonnes indexées.

OneDrive for Business

OneDrive a également eu son lot de changements proposant désormais une interface cohérente centralisant l’ensemble des fonctionnalités. En plus du classique espace de stockage que vous pouvez synchroniser avec l’application dédiée, vous aurez la possibilité de naviguer parmi vos documents récents, les documents partagés avec vous, les documents suivis ou encore les documents de vos sites favoris.

Synchronisez les fichiers de vos sites favoris avec OneDrive

Synchronisez les fichiers de vos sites favoris avec OneDrive

Microsoft a travaillé sur les scénarii hybrides avec une idée générale de rediriger les utilisateurs vers le bon service (Cloud on On-Premises) selon la configuration faite par l’administrateur. C’est ainsi le cas pour les profils utilisateurs, Yammer et le Newsfeed, et donc OneDrive.

Des nouveautés pour les administrateurs / IT Pro / Développeurs

Installation en mode MinRole

Présenté pour la première fois en mai 2015, MinRole est un nouveau concept parmi les avancées infrastructure SharePoint 2016. Afin de faciliter les déploiements, et les montées en charge On-Premises ou en IaaS Azure, Microsoft a implémenté la possibilité de définir des serveurs ayant des rôles bien précis (front, applicatif, recherche etc.). Ce qui était auparavant une bonne pratique implémentée par les IT Pro, est désormais implémenté dans le code. Concrètement, lorsqu’un serveur rejoint une ferme, une nouvelle fenêtre permet de sélectionner le rôle serveur attribué. A noter qu’il est également possible de configurer le mode « Single Server Farm » pour un environnement développeur là où nous utilisions un mode standalone auparavant.

Microsoft fournit donc les outils pour s’assurer de la mise en place des bonnes pratiques de découpage des rôles serveurs. De cette façon, nous sommes dans de meilleures conditions pour ajouter un serveur en front-end lorsque l’utilisation l’exige.

Choisissez le rôle de votre serveur

Choisissez le rôle de votre serveur

Au-delà de l’installation, les pages de l’administration centrale ont légèrement été remaniées de façon à fournir à l’administrateur des outils pour s’assurer de la bonne configuration de ses serveurs. Il est ainsi possible d’une part de vérifier si les serveurs d’une ferme sont bien conformes aux rôles qui leur ont été attribués, et également possible de vérifier si les services (Machine Translation Service, Managed Metadata Web Service, User Profile Service etc.) sont bien conformes au mode d’installation choisi.

Zero downtime patching

Une autre axe d’amélioration côté infrastructure concerne la mise à jour d’une ferme avec le concept du « Zero downtime patching ». Ce concept consiste à pouvoir mettre à jour sa ferme en évitant une interruption de service. C’est ainsi tout le processus qui a été revu avec un nouveau système de patchs différents des Service Packs et Cumulative Updates. Lorsqu’un administrateur a identifié un problème sur sa ferme nécessitant un patch particulier, il peut installer ce dernier, limitant ainsi l’impact sur sa ferme. De plus, ces patchs ayant des dépendances les uns avec les autres, l’administrateur est sûr d’installer que ce qu’il lui faut sans oublier ce qui était indispensable. Enfin tout un processus a été redéfini pour patcher les serveurs de la ferme tour à tour et ainsi éviter au maximum les interruptions de service.

Fin de SharePoint Foundation et SharePoint Designer

La rumeur est devenue réalité en mai 2015, Microsoft a décidé d’arrêter la distribution de la version gratuite de sa plateforme collaborative. SharePoint Foundation 2016 n’existera donc pas.

La conférence Ignite a également amené son lot d’annonces puisque SharePoint Designer n’aura également pas sa version 2016.

Parmi les éléments non présents en 2016 ou déconseillés par Microsoft nous pouvons également compter l’utilisation de Forefront Identitiy Manager pour la synchronisation des profils qui sera remplacé par le nouveau mode « Active Directory Import ». Excel Services est déporté sur Office Online (Office Online Server devra être installé si vous utilisez aujourd’hui Excel Services sur SharePoint 2013) avec des fonctionnalités déconseillées. Les compléments PowerPivot et PowerView avec SQL Server 2014 nécessiteront une mise à niveau pour être utilisables avec SharePoint 2016.

Authentification

En termes d’authentification, là où SharePoint 2013 poussait du Claims classique, SharePoint 2016 pousse le SAML Claims et OAuth pour ses addins même si les autres modes sont encore supportés.

Configuration de l’hybride

Comme sur SharePoint 2013 SP1, nous disposons d’interfaces sur SharePoint 2016 permettant de se connecter à Office 365. Sur SharePoint 2016 nous avons évidemment les écrans permettant de connecter notre ferme On-Premises à un tenant Cloud Office 365.

Configurer la connexion de votre ferme On-Premises à Office 365

Configurer la connexion de votre ferme On-Premises à Office 365

 

Utiliser les fonctionnalités sociales SharePoint ou Yammer

Utiliser les fonctionnalités sociales SharePoint ou Yammer

Les différents écrans permettent notamment d’utiliser Yammer comme réseau social d’entreprise, ou bien de configurer les boutons de l’App Launcher de façon à ce qu’ils mènent sur vos pages On-Premises ou Office 365.

Utiliser l'Hybrid Picker pour configurer les aspects hybrides de votre ferme SharePoint

Utiliser l’Hybrid Picker pour configurer les aspects hybrides de votre ferme SharePoint

Microsoft a également mis en place un outil permettant de faciliter la configuration d’un mode hybride : Hybrid Picker, ou Hybrid scenario picker (choix du Hybrid OneDrive et Hybrid Sites). Des configurations qui nécessitent notamment une synchronisation des identités entre les deux plateformes.

Meilleures performances et expérience

Cette version 2016 a été améliorée en termes de performances avec notamment la possibilité de stocker jusqu’à 100’000 collections de sites par base de contenu soit 5 fois plus qu’auparavant.

Par ailleurs, la création de collection de sites a également été améliorée en termes de rapidité. Plutôt que d’instancier un site vide et d’y ajouter les configurations selon un template, une instance de site est stockée et dupliquée à chaque demande de création.

La brique de recherche a été améliorée techniquement (500+ millions d’éléments indexables), avec également des capacités hybrides comme la possibilité de retrouver, sur une même interface, tous les contenus qu’ils soient sur le Cloud ou On-Premises.

Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité sont des sujets qui tiennent à cœur de Microsoft et de ses clients c’est pourquoi de nombreuses mesures ont été mises en place sur Office 365.

Microsoft a mis en place des techniques et outils contre la fuite de documents et d’information : c’est le domaine appelé « Data Loss Prevention ». Le but est ainsi de définir des stratégies afin d’identifier des données sensibles, et des actions permettant d’éviter la fuite de ces dernières. Dans cette optique, un nouveau dispositif permet sur SharePoint 2016 de définir ces stratégies avec le « Centre des stratégies de conformité » (Compliance center). Il est également possible de se connecter à Office 365 et de profiter de l’expérience Cloud sur ces problématiques avec des fonctionnalités de cryptage, d’IRM (Information Right Management – gérer la diffusion, l’impression de documents).

SharePoint Insights

SharePoint Insights est une nouveauté encore très peu documentée permettant grâce à un service SharePoint, de récolter les données serveur et de proposer des statistiques sur la ferme. Les administrateurs vont pouvoir gérer leur infrastructure de manière plus efficace.

Une API serait même disponible pour permettre aux développeurs de logger les informations nécessaires pour leurs applications.

Configurer SharePoint Insights pour des rapports d'utilisation

Configurer SharePoint Insights pour des rapports d’utilisation

Les addins, Microsoft Graph, scénarii hybrides pour les développeurs

SharePoint 2013 avait apporté une grande nouveauté pour les développeurs : les Apps. Nouveau concept et mode de développement, ces Apps étaient arrivées avec de nouvelles APIs. Pas de changement fondamental de modèle de développement avec SharePoint 2016 mais nous voyons un Client-side Object Model (CSOM) également étendu.

Depuis la conférence Ignite 2015 autour de la plateforme Office 365, Microsoft a décidé de renommer les Apps en Addins et l’a répercuté dans les Office tools pour Visual Studio 2015 par exemple.

Créer un Addin Office 365 avec Visual Studio 2015

Créer un Addin Office 365 avec Visual Studio 2015

Par ailleurs, quelques mois plus tard, Microsoft a présenté sa nouvelle API Microsoft Graph, permettant de créer des nouveaux scénarii côté développement comme la possibilité de créer ou d’enrichir vos applications avec des données provenant de Office 365 comme les e-mails, les fichiers, les relations avec les collègues et certainement d’autres éléments qui viendront dans les mois à venir voire dans les jours qui viennent avec la Build 2016.

Enfin avec la configuration du mode hybride, il sera également possible de développer des applications dans un environnement hybride.

Si vous êtes développeur, Microsoft a créé un site à destination des développeurs Office 365 : http://dev.office.com qui fournit des ressources importants et des exemples de codes très intéressants. Par ailleurs, ce site fournit les bonnes pratiques de développement (Patterns and Practices) voire des kits comme le « Responsive UI Package for SharePoint 2013 and 2016 » qui fournit un kit permettant de rendre votre site SharePoint On-Premises responsive et ainsi adapté aux devices comme les mobiles et les tablettes.

Un SharePoint 2016 résolument tourné vers le Cloud

Satya Nadella a clairement positionné le cloud et la mobilité dans les priorités de l’entreprise avec son fameux « Mobile first, Cloud first ». Alors que SharePoint 2013 semble avoir servi de base pour SharePoint Online, nous pouvons dire que SharePoint 2016 a été bâti dans la lignée des évolutions que nous avons aperçues sur SharePoint Online au fur et à mesure des dernières années.

C’est ainsi le Cloud qui donne la direction du produit, mais Microsoft n’oublie effectivement pas ses clients On-Premises en apportant les fonctionnalités dont nous avons discutés mais surtout en donnant la possibilité de se connecter au Cloud et de profiter du meilleur des deux mondes avec des scénarii hybrides plus cohérents, mieux intégrés et enfin convaincants.

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