Le ScrumDay, ce n’est pas qu’une simple journée !

Le 11 Avril 2013 a eu lieu le 3ème ScrumDay de l’association French Scrum User Group chez IBM. Faisant parti du bureau de cette association, cela n’a pas été uniquement  qu’une simple journée de conférence et je vous propose de découvrir une partie des coulisses.

L’avant match

Choix du lieu pour le ScrumDay

Nous avions soulevé le problème lors du précédent ScrumDay que le choix de la salle avait été fait trop tard. L’amélioration continue étant l’une de nos valeurs, nous avons été beaucoup plus prévoyants cette année en prospectant sérieusement pour trouver un lieu avant Juillet 2012.

En Novembre 2012, nous visitions le site d’IBM avec plusieurs membres du bureau et la décision fut prise très rapidement. Évidement, il restait beaucoup de tâches administratives à faire pour être synchroniser avec IBM au niveau du nombre de salles mais c’était déjà une grosse tâche prioritaire de faite pour le ScrumDay.

site IBM ScrumDay 2013

Construction du programme pour le ScrumDay

Mon intervention notable suivante fut au niveau de l’organisation du programme du ScrumDay. Tous les membres du bureau sont amenés à noter la liste complète de tous les propositions dans un premier temps via un document partagé sur Google.
Cela peut paraître très simple de prime abord mais quand tu commences par voter pour savoir comment on va voter et qu’il faut ensuite chercher un système de vote équitable et correct pour être sûr que les votes soient toujours impartials et non « commerciaux », tu peux vite te retrouver dans un système complexe… Qu’on ne puisse pas voter pour soi même est logique mais peut-on voter de manière impartiale pour ses collègues ?

Une fois tous les votes clôturés, nous avons organisé une réunion pizza un vendredi soir pour sélectionner les propositions les mieux notées et trouver la répartition la plus juste… On a dû squatter 4 bonnes heures les locaux avant d’avoir un beau mur bien rempli de post-it qui mettait tout le monde d’accord.

Programme ScrumDay 2013 préparation

L’étape suivante était de refaire la synthèse en document numérique et de contacter tous les orateurs pour savoir si tout était OK pour eux…

Derniers préparatifs

La date du ScrumDay approche. Il y a beaucoup de chose à faire :

  • Trouver des sponsors
  • Se synchroniser avec l’agence de communication d’IBM
  • Revalider la présence et l’inscription de tous les orateurs
  • Débattre sur le la feuille d’inscription, le logo
  • Commander les polos pour les organisateurs
  • Promouvoir l’évènement
  • Gérer le changement de keynote de Joe Justice par celle de Robert Richman (et je ne regrette pas du tout)

Les mails fusent et je n’arrive même plus à tout suivre. Je décide donc de faire ce pour quoi je suis le meilleur : aller boire un verre à une ScrumBeer.

ScrumDay J-1

Nous sommes à J-1. Tout semble prêt et j’ai même pensé à m’inscrire à l’évènement. Il faut maintenant aller sur le lieu de l’évènement pour aider à sa préparation.

  • Installer les stands
  • Tester le wifi
  • Transférer toutes les présentations à la régie
  • Récupérer son polo (je confirme que les polos coupe femme, ça ne me va pas très bien…)
  • Et surtout préparer les welcome packs….

Les welcome packs… Imaginez ce qui se passe quand vous mettez plein de passionnés d’Agilité dans une salle pour préparer 500 sacs à l’identique… Vous l’aurez deviné, ça troll :

  • Tout le monde proposait des idées pour optimiser la chaîne et dès qu’une nouvelle personne arrivait, elle relançait de plus belle.
  • D’autres calculaient leur vélocité
  • Ça parle de Kanban, de Lean
  • Et forcément, on fait des blagues sur les goodies

Forcément comme dans un projet, on a eu de belles surprises :

C’est toujours frustrant au 200ème sac de découvrir qu’on avait oublié une plaquette ou qu’arrivé au 400ème, « Ahhh donc il fallait mettre 2 post-it différents. Ils se ressemblent tellement… » .

On se retrouve en rupture de certaines plaquettes et on panique. Cela peut paraître anodin mais il en va du respect des sponsors du ScrumDay car sans eux nous ne pourrions pas organiser ce genre d’évènement.

Welcome Pack Scumday 2013

Au final, on s’est auto-organisé et tout le monde a adopté la même stratégie et on était ultra productif à la fin (C’est sûr qu’à trois, ça n’avance pas très vite).

De mon côté, j’ai forcément fait des sacs mais j’ai surtout joué les facilitateurs pour que tous les éléments soient facilement accessibles et qu’il y ait toujours du stock…

Après 5h de travail à la chaîne et un blessé. Nous l’avons fait !

Le ScrumDay

C’est parti !

Robert Richman ScrumDay 2013

Le jour du ScrumDay, comme tout le monde j’ai profité des conférences mais j’avais surtout une mission de TimeKeeper. J’ai beaucoup à dire sur les conférences que j’ai suivies mais je ferai cela dans un autre billet. Globalement, tout s’est bien passé et les gens semblaient satisfaits mais il est clair qu’il reste des choses à améliorer.

La 3ème mi-temps !

J’ai longtemps hésité entre la soirée VIP sur la terrasse et une autre activité mais je ne regrette pas du tout d’être resté car j’ai eu des conversations passionnantes aussi bien sur l’agilité et les claques des keynotes que sur le software craftsmanship.

Balcon ScrumDay 2013

Mon bilan avant la grande rétrospective générale

L’heure est au bilan et au FSUG comme ailleurs, nous sommes en train de planifier une rétrospective. Il faut juste attendre que notre ami doodle, nous propose la meilleure date.

Au vu de ce que j’ai vécu, je tire déjà mes premières conclusions à différents niveaux.

Durant la grande mêlée

Au niveau de l’accueil le jour J, nous avons fortement progressé en utilisant le système de ticket pré-imprimé et des douchettes.

Il n’y avait pas de pré-réservation possible et pas de contrôle pour gérer un nombre maximum de personnes à l’entrée des salles ce qui pouvait provoquer une double frustration :

  • L’animateur devait improviser car il avait 50 personnes au lieu de 25… Ceci peut nuire à la qualité de l’animation
  • Si tu n’es pas devant la salle 30 minutes avant et bien tu ne rentres pas… (Sachant qu’il n’y avait parfois que 10 minutes de battement entre 2 sessions)

L’idée intéressante qui m’a été soumise est de donner un moyen aux participants de voter pour les sessions avant l’évènement afin de mieux répartir les présentations en fonction de leurs popularités.

Sa préparation

La communication, le partage et la transparence ne sont pas toujours aisés.

Afin d’être juste, on essaye de donner la possibilité aux gens de s’exprimer sur un maximum de choses. Mais on a beau essayer de faire au mieux, beaucoup de frustrations peuvent émerger et le consensus est toujours difficile à obtenir… Certains ont l’impression de ne pas être écoutés, d’autres ont l’impression que ça n’intéresse personne et après on veut tellement laisser la possibilité aux membres de s’exprimer qu’on se met à voter sur la façon de voter…

Je n’y ai pas beaucoup participé mais la chasse au sponsor est une partie de notre activité qui est très difficile.

Au vu de tous les retours et des conditions économiques actuelles, il est difficile de solliciter des sociétés. C’est une négociation où chacune des parties essaye d’avoir sa part du gâteau. Pour être crédible, il faut donc vendre aux sponsors la visibilité de l’association et de ses évènements afin d’avoir le financement nécessaire pour être visible et crédible auprès des sociétés…

Face à ce serpent qui se mord la queue, je pense et j’espère que mes petites contributions aident à valoriser ces associations qui sont là pour nous donner de l’énergie afin de retourner sur notre lieu de travail gonflé à bloc avec de grandes ambitions.

En tout cas, cette année encore je suis fier d’avoir participé à cette belle aventure et je remercie toute la communauté pour nous avoir offert un si bel évènement qu’est le ScrumDay.

équipe FSUG Scrumday 2013

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[…] vous a fait deux retours sur le Scrumday 2013, un en tant qu’organisateur, et un en tant que spectateur. Mais partant du principe que plus ou est de fous, plus on rit […]

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