Introduction : Le moment de vérité 

Depuis son lancement, Microsoft 365 Copilot divise. D’un côté, des promesses d’une révolution de la productivité. De l’autre, une certaine sinistrose : coûts élevés, résultats parfois décevants, ROI difficile à justifier. Chez Cellenza, nous accompagnons quotidiennement des organisations dans leur transformation digitale, et nous constatons un fossé entre le potentiel de Copilot et la perception qu’en ont les utilisateurs. 

Ce fossé provient souvent d’une méconnaissance des capacités réelles de l’outil. Trop d’entreprises déploient Copilot sans stratégie d’adoption, espérant une magie instantanée. La réalité ? Copilot est un outil puissant, mais qui nécessite de comprendre où et comment l’utiliser efficacement. 

Cet article propose un tour d’horizon pragmatique des fonctionnalités de Copilot application par application, avec des cas d’usage concrets. L’objectif : vous aider à identifier les gains rapides et à construire une stratégie d’adoption qui génère une vraie valeur. 

Sécurité d’abord : L’Enterprise Data Protection 

Avant même de parler de fonctionnalités, abordons l’éléphant dans la pièce : la sécurité et la confidentialité des données. C’est souvent la première objection (légitime) des DSI et RSSI. 

Microsoft a mis en place ce qu’on appelle l’Enterprise Data Protection pour garantir que l’utilisation de Copilot ne compromet jamais vos données sensibles : 

Les garanties fondamentales : 

Vos données restent VÔTRES 

• Aucune donnée d’entreprise n’est utilisée pour entraîner les modèles d’IA de Microsoft 

• Les prompts et réponses ne sont pas stockés ni utilisés pour améliorer les modèles 

• Zero data leakage : l’IA ne peut pas « fuiter » des informations d’un tenant à un autre 

Respect des permissions existantes

• Copilot ne contourne JAMAIS vos contrôles d’accès 

• Un utilisateur ne verra via Copilot que ce à quoi il a déjà accès 

• Les politiques de partage et DLP (Data Loss Prevention) restent actives 

Gouvernance et conformité 

• Intégration native avec Microsoft Purview pour auditer toutes les interactions 

• Logs complets des requêtes et réponses pour investigations si nécessaire 

• Conformité RGPD, ISO 27001, SOC 2 maintenue 

• Possibilité de définir des policies pour bloquer certains types de contenus 

Souveraineté des données 

• Les données restent dans votre région géographique 

• Pour l’Europe, le traitement se fait dans des datacenters européens 

• Pas de transfert vers des juridictions non conformes 

Cette protection s’applique à toutes les interactions avec Copilot, que vous utilisiez la version gratuite de Copilot Chat ou la version payante avec accès aux données Microsoft 365. 

L’écosystème Copilot : Gratuit vs Payant, que choisir ?

Microsoft propose deux niveaux d’accès à Copilot, et c’est important de comprendre la différence pour construire votre stratégie d’adoption. 

Copilot Chat inclus dans les licences : Déjà puissant pour démarrer 

Bonne nouvelle : Tous vos collaborateurs avec une licence Microsoft 365 commerciale ont déjà accès à Copilot Chat gratuitement, avec l’Enterprise Protection activée. C’est une excellente porte d’entrée pour découvrir l’IA au travail sans investissement supplémentaire. 

Ce que permet Copilot Chat gratuit : 

1. Synthèse et extraction d’informations Collez un email long, des notes de réunion ou un article, et demandez un résumé ou les points d’action. Idéal pour traiter rapidement l’information.

Exemple : Un manager colle le compte-rendu d’une réunion de 5 pages et demande : « Extrais les décisions prises et les actions assignées avec leurs deadlines » 

2. Traduction et reformulation Besoin de traduire un document ? De réécrire un texte dans un ton différent ? Copilot Chat le fait instantanément.

Exemple : « Traduis ce paragraphe en néerlandais avec un ton formel pour une communication corporate » 

3. Brainstorming et rédaction créative Génération d’idées, de noms de projets, de slogans, premiers drafts de contenus… Un partenaire créatif accessible à tous.

Exemple : « Propose 10 noms accrocheurs pour notre nouveau service de conseil en cybersécurité, avec pour chacun une tagline » 

4. Recherche et questions générales Copilot Chat accède au web en temps réel et peut répondre à des questions factuelles avec sources citées. C’est un moteur de recherche augmenté.

Exemple : « Quelles sont les tendances actuelles en matière de Change Management digital dans le secteur bancaire ? » 

5. Analyse de fichiers individuels et multi-fichiers Uploadez jusqu’à 3 fichiers (512MB chacun) et posez des questions dessus. Copilot peut analyser ces fichiers ensemble pour en extraire des insights. Limitation : 3 fichiers par période de 24h dans la version gratuite.

Exemple : Upload de 3 documents (budget, planning, compte-rendu) : « Compare ces trois documents et identifie les incohérences entre le budget prévu et les dépenses réelles mentionnées dans le compte-rendu » 

6. Assistance technique (formules, code, scripts) Besoin d’aide pour une formule Excel complexe ou un script PowerShell ? Copilot Chat peut générer des exemples ou débugger.

Exemple : « Écris une formule Excel pour calculer la moyenne pondérée en excluant les valeurs nulles » 

7. Productivité personnelle Création d’agendas, to-do lists, plans de projet structurés… Copilot devient votre assistant d’organisation.

Exemple : « Crée un plan de projet sur 3 mois pour déployer Microsoft 365 Copilot dans une entreprise de 200 personnes » 

Nouveauté 2024-2025 : Copilot Chat est désormais accessible directement dans Word, Excel, PowerPoint et les autres apps Office via un panneau latéral, même sans licence payante. L’assistant IA est toujours à portée de clic dans votre flux de travail. 

Avec une licence Microsoft 365 Copilot : L’IA connectée à vos données 

La licence payante débloque la vraie puissance : Copilot accède à vos données Microsoft 365. 

Les capacités exclusives : 

🔗 Accès au Microsoft Graph Copilot peut interroger vos emails, documents, réunions, chats Teams, etc. C’est la différence fondamentale. 

Exemple concret : « Résume tous les échanges avec le client Acme Corp des 2 dernières semaines et identifie les points bloquants mentionnés » 

Sans licence payante, vous devriez manuellement copier-coller ces informations. Avec la licence, Copilot les trouve et les synthétise automatiquement. 

📁 Analyse multi-fichiers et cross-référencement La version gratuite analyse jusqu’à 3 fichiers ensemble. La version payante peut travailler sur plusieurs documents simultanément sans limite quotidienne et faire des corrélations avancées. 

Exemple : « Compare les budgets mentionnés dans ces 4 propositions commerciales et crée un tableau comparatif » 

Agents déclaratifs inclus Avec la licence payante, vous pouvez créer et utiliser des agents personnalisés grounded sur vos données d’entreprise, sans coût supplémentaire. Dans la version gratuite, seuls les agents basés sur le web sont disponibles. 

Intégration profonde dans les apps Au-delà du simple chat intégré, la licence payante active des fonctionnalités avancées dans chaque application: 

• Teams : Récap de meetings avec références aux passages spécifiques, résumés de canaux entiers 

• Outlook : Coaching email basé sur votre historique, priorisation intelligente contextuelle 

• Word : Génération de contenu à partir de vos fichiers SharePoint ou OneDrive 

• Excel : Analyse de données et aide à la création de formules, graphiques et mise en forme conditionnelle  

• PowerPoint : Création de présentations à partir de vos documents Word ou données Excel 

• OneDrive/SharePoint : Recherche sémantique dans toute votre bibliothèque documentaire 

Reporting, formation et adoption: Accès au Copilot Dashboard dans Viva Insights pour mesurer adoption et impact. Accès à la Copilot Academy dans Viva Learning et assistance à la création d’une communautée d’adoption de Copilot dans Viva Engage. 

L’écosystème Copilot : Une approche unifiée 

Que vous utilisiez la version gratuite ou payante, voici les composantes de l’écosystème : 

Copilot Chat 

Un assistant conversationnel sécurisé qui combine la connaissance du web et l’accès à vos données professionnelles. Accessible dans Teams, Outlook, Edge et l’application principale, il devient votre interface naturelle avec l’intelligence artificielle au quotidien. 

Copilot Search 

Une recherche en langage naturel qui interroge simultanément vos emails, chats, documents et données à travers Microsoft 365 et les services connectés. Fini les recherches par mots-clés approximatives : posez simplement votre question. 

Copilot Notebooks 

Un espace de travail dédié à la réflexion approfondie et à la résolution de problèmes structurés. Idéal pour les scénarios complexes comme la planification trimestrielle, le traitement de tickets de support ou la rédaction de documents stratégiques. Les notebooks conservent un historique des interactions pour assurer continuité et réutilisation. 

Copilot (Loop) Pages 

Des canevas interactifs qui transforment les réponses de Copilot en pages éditables et partageables. Un outil puissant pour le brainstorming collaboratif, la création de documentation ou de contenus en temps réel avec vos équipes. 

Copilot par application : Le guide pratique 

Note importante : Les fonctionnalités avancées décrites ci-dessous nécessitent une licence Microsoft 365 Copilot payante. Pour les utilisateurs avec uniquement Copilot Chat gratuit, le panneau Copilot dans les apps Office permet d’accéder aux fonctionnalités de chat (brainstorming, rédaction, analyse de fichiers individuels) mais sans connexion aux données Microsoft 365. 

Copilot dans Teams : Conseiller en temps réel et récapitulatifs intelligents 

Le défi : Réunions manquées, manque d’impact durant les meetings, fil de discussions interminables. 

Ce que Copilot apporte : 

• Conseiller durant le meeting : Copilot peut résumer les points clés en temps réel, identifier où les participants sont alignés ou en désaccord, suggérer des actions de suivi, et même tester la solidité des arguments présentés 

• Agent Facilitator : Prend des notes collaboratives en temps réel pour tout le groupe, gère le temps de parole, suit les objectifs du meeting, et capture automatiquement les décisions et points clés 

• Intelligent Recap : Fonctionnalité incluse dans Teams Premium et dans la licence Microsoft 365 Copilot, qui génère des résumés détaillés des réunions avec chapitres, actions, et références temporelles 

• Rattrapage instantané : Si vous rejoignez 5+ minutes en retard, Copilot vous propose de vous mettre à jour automatiquement 

Gain concret : 4-5h/semaine pour un chef de projet multi-projets qui génère automatiquement ses comptes-rendus et reste concentré sur le contenu plutôt que la prise de notes. 

Prompt exemple durant la réunion : 

« Identifie les faiblesses dans l’argument qui vient d’être présenté sur notre stratégie de pricing et propose des contre-arguments basés sur les données du marché » 

Copilot dans Outlook : Inbox intelligente 

Le défi : 80+ emails/jour, priorités noyées, réponses chronophages. 

Ce que Copilot apporte :
Identifie les 5 emails critiques avec explication du « pourquoi », génère des brouillons de réponse contextualisés, et transforme un email en invitation de réunion en un clic. 

Gain concret : 1h30/jour économisées sur la gestion email pour les profils commerciaux. 

Prompt exemple : 

« Rédige une réponse professionnelle mais chaleureuse pour décliner poliment cette demande et proposer une alternative » 

 Copilot dans Word : De l’idée au document 

Le défi : Partir de zéro sur des documents structurés. 

Ce que Copilot apporte :
Génère un premier draft complet à partir de notes brutes, de plusieurs documents sources, ou d’un simple brief. Transforme du texte en tableaux, résume des documents longs, répond à des questions sur le contenu. 

Gain concret : De 3h à 30 min pour une note de cadrage client complète. 

Prompt exemple : 

« À partir de ces notes de réunion, crée une proposition commerciale structurée avec contexte, objectifs, approche méthodologique et livrables. Ton professionnel et concis. » 

 

Copilot dans Excel : Analyse en langage naturel 

Le défi : Formules complexes inaccessibles, analyses qui prennent des jours. 

Ce que Copilot apporte :
« Identifie les 3 produits avec la plus forte croissance et les 3 en déclin, analyse les facteurs saisonniers, et génère un dashboard visuel » – et c’est fait. Génère formules, détecte tendances, crée visualisations. 

Gain concret : De 2 jours à 30 minutes pour une analyse trimestrielle complète. 

Prompt exemple : 

« Analyse ce tableau de ventes. Identifie les produits les plus performants, calcule le taux de croissance mensuel, et crée un graphique comparatif » 

Copilot dans PowerPoint : Présentations en minutes 

Le défi : Créer des slides professionnelles prend des heures. 

Ce que Copilot apporte :
Génère une présentation complète (structure, contenu, visuels, notes) à partir de vos documents Excel/Word existants. Ajuste design et ton automatiquement. Tout en utilisant les modèles officiels de votre société. 

Gain concret : Présentation COMEX de 15 slides créée en 20 minutes au lieu de 3 heures. 

Prompt exemple : 

« Crée une présentation de 10 slides présentant notre nouvelle stratégie produit à partir de ce document Word. Style visuel moderne, ton inspirant. » 

Copilot dans OneDrive : Comparaisons multi-documents 

Le défi : Comparer manuellement plusieurs documents longs. 

Ce que Copilot apporte :
Compare jusqu’à 5 fichiers simultanément : « Compare ces 4 propositions sur prix, délais, garanties et expérience. » Résultat structuré en 2 minutes. 

Gain concret : Journée d’analyse comparative réduite à 15 minutes. 

Prompt exemple : 

« Compare ces trois documents de spécifications et identifie les exigences communes et les différences majeures » 

Copilot dans SharePoint : Sites auto-générés 

Le défi : Créer un site complet prend 2 jours. 

Ce que Copilot apporte :
Génère un site branded complet (structure, navigation, contenu) à partir de vos documents existants. Site d’onboarding RH créé en 2 heures au lieu de 2 jours. 

Les agents déclaratifs : Personnaliser Copilot pour votre métier 

Au-delà des fonctionnalités natives, Microsoft 365 Copilot permet de créer des agents déclaratifs – des versions personnalisées de Copilot adaptées à vos besoins spécifiques. 

Qu’est-ce qu’un agent déclaratif ? C’est un Copilot configuré avec :

• Instructions spécifiques : « Tu es un expert en réglementation RGPD » 

• Actions personnalisées : Connexions à vos systèmes métier 

• Connaissances dédiées : Accès à des documents, sites, ou bases de données spécifiques 

SharePoint Agents : Chaque site SharePoint peut devenir un agent spécialisé. Par exemple : 

• Un agent « Juridique » qui connaît tous les contrats types 

• Un agent « Produit X » qui maîtrise toute la documentation technique 

• Un agent « Projet Y » qui centralise toute l’information projet 

Ces agents peuvent être partagés dans Teams pour que toute l’équipe bénéficie de cette expertise contextualisée. 

Copilot Connectors : Intégrez vos sources de données externes (CRM, ERP, bases de données métier) pour que Copilot raisonne sur l’ensemble de vos informations, pas seulement celles dans Microsoft 365. Chaque organisation reçoit 50 millions d’items de quota d’indexation sans coût supplémentaire. 

Mon Retour d’expérience terrain : 5 agents qui transforment mon quotidien 

Chez Cellenza, nous ne nous contentons pas de conseiller nos clients sur Copilot – nous l’utilisons intensivement en interne. En tant que Head of Change Management, j’ai créé plusieurs agents déclaratifs qui sont devenus indispensables à mon travail quotidien. Voici un aperçu concret de ce que les agents peuvent apporter. 

1. Adoption Strategist

Sa mission : Piloter la stratégie d’adoption de solutions Microsoft 365 

Ce qu’il fait : 

• Construit des feuilles de route d’adoption (phases, acteurs, indicateurs) basées sur des modèles éprouvés (ADKAR, M365 Adoption Maturity Model) 

• Identifie et structure des KPIs d’adoption pertinents 

• Traduit les données d’usage en insights stratégiques pour les sponsors et la direction 

• S’adapte à la culture client (banque, industrie, secteur public) 

Ce qu’il m’apporte : Au lieu de 4-5h pour créer un plan d’adoption de zéro, j’obtiens une base solide en 10 minutes que je personnalise en 1h. 

Gain estimé : 3-4h par projet × 12-15 projets/an = 45-60h annuelles

2. Communication Architect

Sa mission : Concevoir des communications claires et engageantes pour différentes audiences 

Ce qu’il fait : 

• Rédige des contenus de communication à fort impact (news Teams, posts Viva Engage, e-mails, slides sponsor) 

• Élabore des plans de communication complets (cibles, canaux, calendrier) 

• Crée des storytelling utilisateurs pour ancrer le message (« Avant/Après » la transformation) 

• Génère des briefs visuels et des templates de communication 

• Adapte le ton selon le canal et la culture organisationnelle 

Ce qu’il m’apporte : Pour chaque projet, je génère rapidement 15-20 communications de qualité plutôt que de partir de zéro à chaque fois. Réduction de 70% du temps de création. 

Gain estimé : 2h par communication × 20/projet × 12 projets = 480h annuelles  

3. Learning Experience Designer

Sa mission : Concevoir des formations efficaces et engageantes sur Microsoft 365 et Copilot 

Ce qu’il fait : 

• Crée des parcours de formation et supports formateurs complets 

• Produit des fiches pratiques, quiz, scripts de formation, capsules vidéos 

• Conçoit des modules pédagogiques adaptés selon les personas 

• Prépare des Q&A Live et anticipe les questions utilisateurs 

• Propose des méthodes de mesure d’efficacité (NPS, taux de complétion) 

Ce qu’il m’apporte : Un module e-learning complet généré en 1h au lieu d’une journée. Je passe ensuite 2h à personnaliser. 

Gain estimé : 5h par module × 8 modules/projet × 12 projets = 480h annuelles 

4. Change Network Coach

Sa mission : Mobiliser et accompagner les relais du changement dans l’organisation 

Ce qu’il fait : 

• Identifie les champions naturels et définit leur rôle 

• Conçoit des kits de communication et formation pour les relais 

• Propose des animations communautaires (Café AI, challenges, feedback loops) 

• Crée des systèmes de reconnaissance et valorisation 

• Suit la participation et l’impact du réseau de champions 

Ce qu’il m’apporte : Génération rapide d’idées et de contenu pour animer le réseau de champions : challenges, fiches de rôles, reconnaissances. 

Gain estimé : 3h/mois × 12 mois = 36h annuelles  

5. Use Case & Persona Builder

Sa mission : Identifier et structurer les cas d’usage métiers et créer des personas d’utilisateurs 

Ce qu’il fait : 

• Construit des matrices de cas d’usage structurées 

• Rédige des fiches personas détaillées avec besoins et comportements 

• Évalue la valeur métier et la fréquence d’usage de chaque cas 

• Propose des prompts Copilot métiers adaptés aux rôles 

• Priorise les quick wins selon un framework « Pain → Usage → Gain → KPI » 

Ce qu’il m’apporte : Préparation d’ateliers cas d’usage accélérée. Je pars d’une base concrète plutôt que d’une page blanche, rendant les sessions beaucoup plus productives. 

Gain estimé : 2h par atelier × 4 ateliers/projet × 12 projets = 96h annuelles 

Bilan de mes 5 agents 

Temps total économisé annuellement : 1 137 heures 

Temps d’investissement pour créer ces 5 agents : ≈ 2 heures 

ROI de ma démarche agents : Plus de 5 000% la première année 

Au-delà des chiffres, ces agents ont transformé ma façon de travailler : 

• Plus de créativité, moins de temps sur l’exécution : Je me concentre sur la stratégie et la personnalisation 

• Qualité constante : Les livrables respectent toujours les meilleures pratiques 

• Scalabilité : Je peux gérer plus de projets simultanément sans surcharge 

• Capitalisation : Toute mon expertise est codifiée et réutilisable 

A retenir : Les agents déclaratifs ne sont pas un gadget. Bien conçus, ils deviennent de véritables collègues virtuels qui démultiplient votre impact. Et le plus beau ? Leur création ne nécessite aucune compétence en développement, juste une bonne compréhension de votre métier et de vos processus. 

Stratégie d’adoption recommandée : De la découverte gratuite au déploiement payant 

Phase 1 – Découverte gratuite (Mois 1-2) : « Goûter à l’IA » 

• Objectif : Créer une culture IA et identifier les champions 

• Action : Déploiement de Copilot Chat gratuit pour tous 

• Formation : Ateliers découverte de 1h par département 

• Mesure : Usage volontaire, feedback qualitatif, identification des power users 

Bénéfices attendus : 

• Démystification de l’IA (plus de peur de l’inconnu) 

• Identification des besoins réels par département 

• Constitution d’une communauté d’early adopters 

• Validation de l’appétit pour l’IA sans investissement majeur 

Phase 2 – Pilote payant (Mois 3-5) : « Prouver la valeur » 

• Objectif : ROI démontré sur cas d’usage ciblés 

• Action : 20-50 licences payantes pour les champions identifiés 

• Formation : Formation approfondie + accompagnement individuel 

• Mesure : Temps économisé, qualité des livrables, satisfaction 

Cas d’usage pilotes recommandés : 

• Commerciaux : Récap meetings + propositions (gain : 5h/semaine) 

• Managers : Synthèse multi-sources + reporting (gain : 4h/semaine) 

• Support : Analyse tickets + documentation (gain : 6h/semaine) 

• RH : Rédaction annonces + onboarding (gain : 3h/semaine) 

Phase 3 – Déploiement optimisé (Mois 6+) : « Industrialiser » 

• Objectif : Maximiser le ROI avec allocation optimale des licences 

• Action : Extension aux départements/rôles à fort ROI prouvé 

• Formation : Programme continu + communauté de pratique 

• Mesure : Dashboard Copilot, KPIs métier, optimisation continue 

Règle d’or : Gardez certains utilisateurs sur la version gratuite si elle suffit à leurs besoins. Pas besoin d’une licence payante pour quelqu’un qui utilise principalement Copilot pour du brainstorming ou de la traduction ! 

ROI : Parlons chiffres 

Gains de temps documentés : 

• Réunions : 30 min économisées par réunion 

• Emails : 45 min/jour pour les profils à forte charge 

• Création de contenu : 60-70% de temps en moins sur premiers drafts 

• Analyse de données : Réduction de 50% du temps d’analyse Excel 

Pour un collaborateur à 70k€/an qui économise 5h/semaine, le ROI est positif dès 6 mois. 

Au-delà des chiffres : 

• Réduction de la charge cognitive et du stress 

• Plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée 

• Amélioration de la qualité des livrables 

• Meilleure collaboration d’équipe 

Conclusion : De la technologie à la transformation 

Microsoft 365 Copilot n’est ni une baguette magique, ni un gadget marketé. C’est un outil puissant qui, utilisé intelligemment et accompagné d’une vraie stratégie de Change Management, peut transformer significativement la productivité et l’expérience de travail. 

La clé du succès ? Ne pas voir Copilot comme un projet IT, mais comme une transformation organisationnelle nécessitant vision claire, accompagnement humain, itération continue et culture d’apprentissage. 

Chez Cellenza, nous accompagnons nos clients dans cette transformation, de la définition de la stratégie d’adoption à la mise en place des programmes de Change Management, en passant par la création d’agents personnalisés et l’optimisation des processus métier. 

L’ère de l’IA au travail est là. La question n’est plus « faut-il adopter Copilot ? » mais « comment en tirer le maximum de valeur pour mon organisation ? » 

Vous souhaitez échanger sur votre stratégie d’adoption Microsoft 365 Copilot ? Contactez-nous pour un atelier de cadrage personnalisé.