Vers un modèle de maturité unifié pour SharePoint

La problématique

De nombreuses sociétés ont fait l’acquisition de licences SharePoint, certaines depuis longtemps, d’autres récemment, avec des rythmes de déploiement plus ou moins rapides.

On rencontre donc une multitude de situations aux problématiques très différentes :

• Vous avez passé l’année dernière à établir une roadmap SharePoint qui vous semble réaliste
• Peut-être même vous en connaissez suffisamment sur SharePoint pour démarrer une planification de l’implémentation
• Vous avez pris connaissance de success stories d’implémentations qui ont amélioré l’efficacité des équipes et réduit certains coûts
• Vous avez formulé des business cases justifiant une migration des versions 2007 vers 2010
• Vous disposez de licences SharePoint mais ne savez pas comment l’exploiter efficacement ni par où débuter

Avec SharePoint, vous disposez d’une solution offrant un grand nombre de fonctions, pouvant résoudre une grande quantité de problématiques business.

Mais au final :

• Comment mesurez-vous si vous avez atteint un niveau de maturité optimal dans votre implémentation de la plateforme SharePoint ?
• Comment anticipez-vous que le projet que vous souhaitez lancer est réaliste au vu des compétences des équipes ?
• Comment prendre des décisions sur les formations à mener pour faire progresser efficacement vos équipes ?

La mesure de maturité dans le plan de gouvernance

Oui, gouvernance… le terme est lâché.

A force d’utiliser ce terme à tort et à travers, et à présenter la mise en place d’un plan de gouvernance abusivement comme un saint graal garantissant la réussite de tous les projets, ces pratiques sont régulièrement perçues comme :

• Un gadget couteux
• Le syndrome d’une crise de réunionite aigue
• Source de lenteurs par des procédures et une documentation importante

Ajoutez à cela que l’expression est souvent galvaudée par les SSII du marché qui n’y voient qu’un document fixant des best practices techniques pour l’exploitation et le développement, et vous comprendrez qu’initier ce type de démarche n’est pas toujours commode.

Mais ne vous y trompez pas, comme pour toute plateforme, SharePoint nécessite la mise en œuvre d’un plan de bataille pour atteindre les objectifs !

Ce plan de gouvernance vise notamment à piloter efficacement, et dans la durée, le déploiement des technologies SharePoint dans l’entreprise, ainsi que leurs usages, en établissant les meilleures pratiques sur plusieurs axes :

• Supervision : Comité stratégique, Roadmap, pilotage de la plateforme et des usages, ROI et budgets
  
• Opérations : Comités Tactiques, organisation des équipes et des rôles, formation et compétences, change management
  
• Technologie : Exploitation, procédures, développement, Certifications
  

Or c’est bien dans les phases de définition de la roadmap des différents projets que le besoin de mesurer la maturité des équipes se fait le plus sentir.

Comment établir une roadmap réaliste ?

Dans le monde de l’agilité, on a coutume de dire qu’il faut établir un rythme soutenu et soutenable. Or la tendance naturelle des équipes business est de prioriser les éléments de la roadmap par la valeur business apportée. On établit donc souvent à cet effet une stratégie de Quick Win, ayant pour objectifs de :

• Pérenniser rapidement la plateforme
• Stimuler l’adoption de l’outil
• Déployer en premier les réponses aux enjeux métiers les plus importants pour satisfaire les utilisateurs

Mais très rapidement, on se rend compte que certains projets requièrent un grand nombre de compétences qui ne seront acquises que plus tard, lorsque les équipes auront mis en œuvre plusieurs projets. En effet, comme le montre ce diagramme, les solutions techniques qui sous-tendent les projets métiers n’impliquent pas les mêmes expertises du fait de leur complexité :

Alors la question est de savoir comment établir une roadmap qui aligne la progression des équipes et les besoins métiers prioritaires… Pour cela nous aurons besoin d’un outil fiable pour mesurer la maturité des équipes.

C’est quoi un CMM ?

Un CMM (Capability Maturity Model), est un modèle permettant d’établir une grille de lecture standardisée de la maturité d’équipes dans un domaine donné. Par exemple, une déclinaison connue pour le domaine de l’ingénierie est CMMI (Capability Maturity Model + Integration).

Concrètement, un CMM permet :

• D’établir une grille de lecture standardisée
• De lever les appréciations subjectives
• De mesurer objectivement la progression des équipes dans la durée
• De prendre des actions efficaces d’amélioration

CMM mesure son objet d’étude selon 5 niveaux standardisés, ici représenté dans un diagramme triangulaire :

Cette cible du niveau #5 représente le point où le maximum de création de valeur est obtenu à partir du minimum d’effort fourni.

Adapté à notre contexte SharePoint, voici l’échelle d’évaluation que nous utiliserons dans notre modèle CMMSP (CMM for SharePoint) :

Une remarque en aparté, si vous appliquez ce modèle à des exemples concrets d’implémentation, on peut estimer que la majorité des organisations, grandes ou petites, se situent entre les niveaux 1 et 3 (quel que soit la manière de les interpréter…)

Evaluer les pratiques SharePoint de l’organisation

Dans une organisation utilisant SharePoint, différents acteurs interagissant avec la plateforme :

Ces différents rôles pourront être évalués efficacement au travers des référentiels de compétences associés aux formations et certifications techniques Microsoft.

La limitation de ces évaluations est naturellement qu’elles ne s’appliquent qu’à des individus, alors que nous cherchons à évaluer la maturité de l’organisation dans son ensemble. Par ailleurs, elles ne reflètent que les connaissances théoriques du sujet à un instant donné, et ne permettent pas de juger objectivement, ni de ses progrès, ni des pratiques qu’il a pu mettre en œuvre effectivement. Il nous faut donc aborder la question à plus haut niveau, au niveau des domaines de compétences.

Les domaines de compétences

Nous allons donc travailler selon un autre angle, à partir de la désormais fameuse « roue » des domaines fonctionnels de SharePoint :

Voici les définitions que nous proposons pour chaque domaine de compétence produit identifié, selon trois niveaux, Fonctions classiques, Fonctions avancées et Fonctions support :

Fonctions classiques

Fonctions avancées

Fonctions support

Notre modèle finalisé

Les domaines de compétences et l’échelle d’évaluation étant définis, il ne nous reste plus qu’à les combiner pour obtenir notre CMMSP finalisé :

Fonctions classiques

Fonctions avancées

Fonctions support

Comment utiliser le CMMSP pour s’évaluer ?

Pour l’évaluation proprement dite, vous pouvez diffuser les grilles de compétences aux acteurs impliqués, et les faire s’auto évaluer par rapports à notre échelle d’évaluation à cinq niveaux, pour obtenir un résultat de ce type :

• Publication : 100
• Collaboration : 300
• Processus métiers : 200
• Recherche : 200
• Réseau social & communautés : 100
• Applications composites : 0
• Intégration : 100
• Décisionnel : 300
• Infrastructure : 400
• Equipes et formation : 200
• Customisations : 100

Pour la présentation des résultats, commencez par télécharger le fichier Excel à cette adresse :

http://www.cellenza.com/wp-content/uploads/2011/03/CMMSP-Evaluation.xlsx

Son utilisation est très simple, vous saisissez les résultats moyens de votre auto-évaluation sur la ligne 2011, puis vos objectifs pour 2012, et vous obtiendrez cette représentation, utilisable aisément dans vos rapports :

Conclusion

Comme les plus aguerris l’auront constaté, ce modèle, en l’état, ne couvre notamment pas :

• L’utilisation de SharePoint pour des sites Web (même si les sites internes dits WCM peuvent s’en rapprocher)
• Les questions de conformité à des réglementations sectorielles particulières
• Les solutions tierces et technologies annexes à SharePoint (Lync, Office, Project Server…)

Ceci étant, à partir de cette base, une extension du modèle à ces domaines de compétences pourrait être réalisée relativement rapidement.

De plus, au-delà de son caractère formel, ce référentiel vous permet d’évaluer objectivement la maturité des équipes, et ainsi d’engager des mesures correctives ou de renforcement, par exemple de formation ou encore d’audit et de contrôles.

Dans une optique plus large, vous pouvez même l’utiliser pour :

• Benchmarker les différentes filiales de votre organisation
• Vous comparer à vos partenaires et échanger sur les pratiques qu’ils mettent en œuvre
• Définir des budgets formation définis selon des objectifs mesurables