Aujourd’hui, je vais vous présenter comment gérer une rétrospective. La rétro est une des réunions clefs qu’importe la méthode agile que vous avez choisie. Dans 12 principes des méthodes agiles, il est précisé qu’il faut être une équipe auto gérée et auto organisée et qu’il faut rechercher l’amélioration continue et l’échange constructif. A mes yeux, la rétrospective permet de mettre en avant ces principes.

La rétrospective en méthode agile

Je vais donc vous présenter le contexte de ce rendez-vous récurent et ma formule type afin de les mener à bien.

Quoi

La rétro est un espace ouvert où tout le monde est libre de s’exprimer afin de permettre d’analyser et d’améliorer le mode de fonctionnellement de l’équipe.

L’ideal est de le faire dans une salle de réunion avec tout l’équipement nécessaire :

  • un tableau
  • des post-it
  • un appareil photo pour enregistrer le résultat de la réunion

Qui

  • Toute l’équipe
  • Le Scrum master
  • Optionnel : Le Product Owner
Le PO peut être présent mais il faut garder dans l’idée que cette réunion a pour objectif de permettre à l’équipe de trouver des axes d’amélioration. Le PO ne peut pas être présent s’il cherche à donner des coups de fouet à ses développeurs pour qu’ils développent plus vite…

Quand

Cette réunion requière un rythme court et régulier. L’idéal est de le faire à chaque fin de sprint. Parfois, elle n’est faitz que tous les deux sprints. Attention, si vous espacez trop vos rétrospectives, il deviendra difficile de suivre la mise en place des actions.
De plus, vous risquez une perte d’efficacité, de motivation et de productivité de l’équipe. Donc pour être efficace, choisissez un créneau que vous utiliserez à cet effet à chaque sprint.

Comment

Je vais vous présenter ma procédure standard que j’applique dans mes projets.

Déroulement de la rétro

  • Retour sur le plan d’actions précédent

Il est important à chaque rétro de faire un retour sur ce qui avait été décidé précédemment et regarder si les choses ont évolué ou non.

  • Collecter les informations
C’est le moment où tout le monde s’exprime autour de la table pour présenter ce qui va, ce qui ne va pas, et proposer des idées pour améliorer notre façon de travailler.

Tout le monde remplit au moins 2 ou 3 post it pour les poser sur le tableau

  • Consolider
On regroupe toutes les informations communes ensemble pour voir quelles sont les grandes idées générales et quelles sont les actions à mettre en place. C’est le moment où il faut débattre et vendre les idées.

On regroupe les post-it ensemble selon leurs thèmes, idées,…

  • Définir les priorités

C’est le moment de voter pour déterminer les actions les plus importantes.

Tout le monde a 3 point qu’il attribue aux actions qui lui semble les plus importantes. 3 points sur la même ou 1 point sur 3 actions…

  • Planifier les actions d’amélioration
On choisi parmi les actions qui ont récoltées le plus de points 2 ou 3 nouvelles actions. On obtient ainsi son nouveau plan d’action qui complète ou fait évoluer le précédent.

Comment identifier mes problèmes ?

shadok-probleme-solution

Il arrive parfois qu’on ne sache pas trop où sont les problèmes. Il existe quelques outils simples pour nous aider à les détecter :

  • Outils d’analyse de qualimétrie : Brainstorming, 5 pourquoi,…
Quand quelqu’un expose un problème, n’oubliez jamais qu’il faut approfondir la question pour déterminer la cause profonde car agir en surface ne servira à rien. Il faut trouver le fond du problème pour agir au bon endroit.
  • Backlog de problèmes
Vous pouvez mettre à disposition à votre équipe une zone où chaque membre indique les problèmes qu’il rencontre au quotidien. Lors de la rétrospective, on peut ainsi regarder les problèmes qui sont apparus pendant le déroulement du sprint.
  • Tableau de bord d’évaluation SCRUM

Un tableau de bord d’évaluation peut permettre de mettre en avant vos points forts et vos points faibles dans votre architecture Agile actuelle.

Quels outils de suivi ?

KDS

Pour classer les actions à mettre en place et diriger la réunion, le KDS reste le meilleur outil à mes yeux car vous allez classer directement les idées dans 4 catégories :

KDSKeep : Ce qui fonctionne bien parce qu’il faut aussi le dire !

Drop : Ce qu’il faut arrêter de faire

Start : Nouvelles actions à mettre en place

Questions (optionnel) : Ce qui reste mystérieux et qui nécessite d’être précisé

Cet outil permet de bien diriger ses rétros mais parfois, on se lance dans des actions à mettre en place très complexe et qu’il faut contrôler comme la mise en place d’un démon de surveillance par exemple.

PDCA

Dans ces cas là, la roue de Deming est un outil qui permettra de voir si l’action est bien mise en place et si elle peut être valider ou s’il faut la réajuster.

 
PDCA

  • Plan : Préparer, planifier
  • Do : Réaliser, mettre en œuvre
  • Check : Contrôler, vérifier
  • Act (ou Adjust): Agir, ajuster, réagir

Trucs et astuces

A partir de ces bases, voici mes conseils pour que votre rétro soit la plus productive possible.

  • Tout homme nait libre et égaux

Il ne faut pas qu’il y ait des problèmes de hiérarchie. Il est primordiale que tout le monde sente qu’il peut s’exprimer sans risquer quoi que ce soit.

  • Rendre la réunion vivante
Pour que cette réunion soit efficace, il faut que les gens soit actifs. Maintenez le rythme de la réunion pour qu’elle reste dynamique. Certains Scrum Master intègrent par exemple des jeux dans leurs rétros pour maintenir les gens éveillés.
  • Brainstorming orienté KDS

Utilisez le KDS ! Vous allez voir c’est simple et efficace.

  • Limiter le nombre d’actions mis en place
Pas plus de 2 ou 3 nouvelles actions par rétrospective. Il ne faut pas risquer de s’éparpiller sur une liste trop importante d’action.
  • Faire des piqûres de rappel
N’oubliez jamais de garder un suivi des précédentes actions mises en place. Prendre de nouvelles décisions c’est bien mais il faut contrôler que les précédentes sont toujours maintenues.
  • Attention, l’exutoire doit rester productif
Il faut que tout le monde s’exprime et se libère mais il faut qu’à la fin de la réunion vous ayez des actions à mettre en place. Se plaindre sans trouver de solution pour alléger le problème ne servira à rien !

 

Pourquoi ?

La rétrospective est finalement un outil simple et puissant du moment qu’on permet aux gens de s’exprimer librement. Cette étape n’est pas toujours facile car tout le monde n’est pas à l’aise pour s’exprimer devant un groupe. Si une personne rencontre des difficultés à s’exprimer, le Scrum Master peut accompagner cette personne pour l’aider dans cette nouvelle démarche.

retro-FSUGLa rétrospective peut bien évidement s’appliquer à tout type de pratique pas seulement à la gestion de projet. Nous l’utilisons par exemple dans notre association du French Scrum User Group pour faire le bilan annuel ou le bilan sur des évènements…

 

Finalement, c’est cette réunion qui m’a véritablement rendu passionné de l’Agililité car elle ouvre les portes de la communication et de l’échange. Cette réunion peut devenir la réunion que tout le monde attend car on sait qu’on va pouvoir se libérer à cette réunion.
Je vous conseille donc de ne jamais délaisser cette réunion car c’est par celle-ci que vous atteindrez la sublimation de votre équipe.
Une présentation sur l’art de la rétrospective est également disponible sur Prezi.com si cela vous intéresse : ici.