Comment créer une signature Outlook en HTML

S’il y a bien un moment pénible lorsqu’on configure Microsoft Outlook, c’est l’ajout d’une signature électronique à la fin des emails.

Les méthodes d’intégration de signature numérique sont évidemment différentes en fonction de votre messagerie électronique, dans cet article nous nous pencherons sur le client de messagerie Outlook.

La procédure proposée par Outlook, vous permet d’insérer une signature digne des années 90, mais il est possible de faire beaucoup mieux avec le HTML.

Dans ce billet, j’utilise la version 2210 d’Outlook, mais sachez que cela fonctionne sur les autres versions.

Si vos compétences en HTML sont limitées ou si vous êtes à la recherche d’une solution permettant de centraliser et d’automatiser la gestion de toutes les signatures mail de vos collaborateurs, Letsignit est la solution la plus simple du marché ! Grâce à ses connecteurs natifs Office 365, son large choix de modèles, ou encore son designer drag & drop, la création et la diffusion des signatures se font en quelques clics seulement.

Le + ? Toutes les signatures mails de l’entreprise sont harmonisées, mais en plus, vous pourrez insérer automatiquement des bannières d’autopromotion dans les signatures mails.

La signature Outlook classique

Il s’agit là de la méthode par défaut, simple et efficace. Si vous n’avez pas besoin d’insérer une image et une structure particulière à votre signature email, je vous conseille d’utiliser la procédure classique d’intégration de signature Outlook.

Les étapes d’intégration de la signature Outlook Classique

Pour cela, rien de plus simple :

Etape 1 : Accéder au menu d’Outlook

Rendez-vous dans le menu d’Outlook : cliquez sur « Fichier », la barre de menu s’affiche, cliquez ensuite sur « Options » :

Etape 2 : Paramétrage du Courrier

Ensuite, dans la section « Courrier », cliquez sur « Signatures » :

Etape 3 : Création de la signature classique

Créez votre nouvelle signature personnalisée en insérant votre nom, votre mail, votre adresse ou encore la phrase de votre choix, dans le cadre du bas. Grâce à l’éditeur de texte, vous pouvez choisir la police, la couleur et le format de texte de votre choix.

Attention : n’oubliez de choisir le compte de messagerie si vous en avez plusieurs et de sélectionner la signature que vous venez de créer au niveau du champ « Nouveaux messages ». Cela permettra de paramétrer la signature par défaut.

Comme vous pouvez le constater, les options de mise en forme sont plus que limitées. Vous allez vite vous embêter à trouver des solutions pour essayer de faire une présentation sympathique.

De plus, il est vivement déconseillé d’ajouter une image ou des icônes, car ces dernières seront envoyées en pièces jointes avec votre email. Merci d’avance pour les utilisateurs de terminaux mobiles 😉

La signature Outlook HTML

Maintenant que nous avons vu comment on faisait il y 20 ans, voyons ce que l’on peut faire de plus intéressant avec Outlook.

Les étapes d’intégration de la signature Outlook HTML

Comme vous vous en doutez, nous allons utiliser du HTML pour définir notre signature ; c’est là que le développeur qui sommeille en vous sort son Visual Studio ! Mais je vous rassure, un simple fichier Word peut aussi suffire.

La solution Word est très pratique si vous n’utilisez pas d’images. Nous allons donc en utiliser une afin de comprendre pourquoi.

Etape 1 : Création de signature dans Word

Comme vous pouvez le constater, vous n’avez pas besoin de compétence en développement pour mettre en forme votre signature, un simple document Word peut vous aider.

Soyez créatif, vous pouvez construire la structure de votre signature automatique en vous servant du tableau et ensuite ajouter votre logo, des liens hypertextes, les icônes de vos réseaux sociaux. Ces différents éléments permettront de mettre en forme vos informations de contact en fonction de vos préférences et objectifs de communication.

Etape 2 : Enregistrement de la signature au format HTML

Une fois votre signature terminée, enregistrez le document au format HTML.

Cliquez sur « Enregistrez-sous », sélectionnez ensuite dans la liste déroulante du champ type « Page web, filtrée (*.htm ;.html) ».

Etape 3 : Modification du chemin de l’image

Maintenant que votre signature électronique se trouve au format HTML, vous allez devoir réaliser une dernière manipulation au niveau du chemin d’accès de votre image.

Malheureusement pour vous, Word télécharge votre image, même si vous lui donnez un chemin web.

Il ne vous reste plus qu’une solution : modifier le HTML directement. Si vous ne maîtrisez pas très bien le langage HTML, voici les étapes à suivre :

• Retrouvez le lien de l’image dans le code : il se trouve après la balise « src= » :

• Une fois le lien retrouvé, il suffit de le remplacer par l’URL de votre image. Si votre image est enregistrée sur votre site internet ou sur un CDN, vous pouvez récupérer son URL sur un de ces derniers.

Cette technique a pour avantage de ne jamais envoyer d’images en pièce jointe. Autre avantage non négligeable : vous pouvez changer l’image dynamiquement de tous vos emails, même ceux déjà envoyés !

Etape 4 : Ajouter votre signature HTML sur Outlook

Pour intégrer votre signature HTML à Outlook, vous allez devoir enregistrer le document HTML que vous venez de créer dans le répertoire suivant (Windows 7) :

C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures\

Quand vous retournez dans les options d’Outlook, vous devriez retrouver votre nouvelle signature au niveau du champ « Sélectionner votre signature » :

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la signature HTML que vous venez de créer.

Personnalisez vos mails avec votre signature HTML

Votre signature mail est votre carte de visite numérique ! Il est important d’en avoir et de la soigner au maximum. Vous pourrez l’apposer sur tous vos prochains mails et mettre en lumière votre site internet ou vos réseaux sociaux si vous en avez.

Maintenant que vous savez créer une signature HTML, vous pouvez aussi en créer plusieurs en fonction de vos besoins ou activités. A vous de choisir la forme qui vous correspond le mieux !

Bien évidemment si vous maîtrisez le HTML, inutile d’utiliser Word, votre éditeur Web préféré sera d’autant plus efficace !