Déploiement de Microsoft 365 Copilot en entreprise

Déployer Microsoft 365 en entreprise est un véritable projet qui va bien au-delà de la vérification de prérequis et de l’attribution de licences.

Ici, nous partageons une synthèse du déploiement de Microsoft 365 Copilot, nourrie par les retours d’expérience terrain de Cellenza Belux et de Cellenza Training.

L’objectif : mettre en lumière les bonnes pratiques, les leviers activés et les enseignements tirés des premiers cas d’usage.

• Dans cet article, nous découvrirons les différentes étapes à respecter.
• Piloter le changement lié à l’introduction de l’IA en entreprise
• Notre accélérateur d’adoption de Microsoft 365 Copilot
• S’assurer que les données d’entreprise répondent aux normes de sécurité, confidentialité et conformité.
• Notre accélérateur de préparation de la plateforme Microsoft 365 Copilot
• Comprendre Microsoft 365 Copilot en accédant à de nouvelles sources de données et de nouvelles fonctionnalités à forte valeur ajoutée
• Notre accélérateur extension Microsoft 365 Copilot

Ces étapes ne sont pas séquentielles mais dépendent de la maturité de votre organisation. Toutefois, elles s’inscrivent dans le cadre d’un véritable projet comme le montre l’illustration ci-dessous.

 Des objectifs clairs et des scenarios d’usage bien définis permettent d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation efficace de l’assistant IA et ainsi optimiser les capacités transformationnelles dans l’organisation.

Le conseil de l’IA

Cet accompagnement se base sur un conseil de l’IA constitué d’experts internes à votre organisation et / ou de consultants spécialisés en IA et en gestion de projet. Le conseil de l’IA joue un rôle stratégique en planifiant, intégrant et maximisant l’utilisation de Copilot dans le cadre des objectifs de l’entreprise.

• Le conseil de l’IA facilite la transition vers Microsoft 365 Copilot en définissant les scenarios d’usage, en fournissant la formation, les ressources et l’assistance nécessaires tout d’abord à un groupe d’utilisateurs pilotes représentatif des différents départements de l’entreprise. Le conseil de l’IA aura aussi vocation à mesurer l’adoption de Microsoft 365 Copilot au sein de l’entreprise via des tableaux de bords issus de Microsoft Purview, du centre d’administration Microsoft 365 et aussi Viva insights.
• La formation permettra aux utilisateurs de comprendre les nouvelles fonctionnalités offertes par Microsoft 365 Copilot au moyen de scenarios et cas d’usage facilitant l’adoption dans le travail au quotidien.
• Les ressources comprennent des guides, tutoriels, vidéos et autres supports qui expliquent les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot. Cela permet aux utilisateurs de trouver des informations détaillées selon leurs besoins.
• L’assistance consiste à fournir un support aux utilisateurs pour résoudre les problèmes qu’ils rencontrent avec l’outil. Cela permet de lever les obstacles techniques qui pourraient empêcher une adoption réussie. L’assistance permet aussi de répondre aux questions plus fonctionnelles ou d’utilisation de l’outil et de récupérer également des retours utilisateurs pour une amélioration continue.

Le conseil de l’IA veille aussi à ce que le déploiement de Microsoft 365 Copilot respecte les politiques de sécurité de l’entreprise et les réglementations en matière de confidentialité des données. De plus, il jouera un rôle important dans l’intégration des sources de données externes à Microsoft 365.

Enfin, le conseil de l’IA analysera aussi les processus internes de l’entreprise et recommandera des améliorations basées sur les capacités de Copilot. Cela inclut l’automatisation de tâches répétitives et l’amélioration de l’analyse des données afin de gagner du temps, améliorer l’efficacité des employés.

En résumé un conseil de l’IA dans un projet de déploiement de Microsoft 365 Copilot apporte son expertise pour garantir une intégration fluide, efficace et alignée sur les besoins stratégiques de l’entreprise. Il aide non seulement à maximiser les avantages de l’outil, mais aussi à surmonter les défis techniques, organisationnels et humains. Grâce à son expertise, l’entreprise peut pleinement tirer parti des capacités avancées de Copilot tout en assurant une adoption réussie et sécurisée par les utilisateurs.

Préparer, sécuriser, partager et optimiser les données

Préparer les données :

Cette préparation est cruciale pour identifier les vulnérabilités et garantir des mesures de protection des données.

Se préparer consiste à créer un inventaire complet des actifs de données (emplacement, pertinence) mais aussi effectuer une classification des données (qui doit y avoir accès en fonction de leur sensibilité ?).

Le centre de conformité Purview permet de classifier les données via :

• Les « Trainable classifier » basés sur l’apprentissage automatique via une IA.
• Les « Sensitive Information Type, ou SIT » basés sur des modèles de données généralistes ( numéro de sécurité sociale, CB…)
• Les « Exact Data Match, ou EDM » qui permettent de classifier des modèles de données exacts et propres à l’entreprise.

Sécuriser les données :

Cette phase vise à garantir la sécurité et l’intégrité des données et des opérations via des labels de sensibilité appliqués aux documents, sites SharePoint, équipes Teams. Ces labels de sensibilité permettant notamment de chiffrer les documents et limiter l’accès à des identités choisies. Les règles de « Data Loss Prevention DLP » seront aussi utilisées afin de protéger les données sensibles contre les fuites potentielles, volontaires ou accidentelles.

Partager les données :

Il est essentiel de s’assurer que les autorisations de documents et les paramètres de partage notamment dans OneDrive et SharePoint sont conformes aux attentes de l’organisation.

Optimiser les données :

Cette phase consiste à gérer le cycle de vie des données, de la création à la suppression, à assurer une surveillance continue pour des performances et une sécurité optimale et à effectuer des révisions d’accès régulières pour maintenir la sécurité et la conformité. La gestion du cycle de vie des données permet également d’assurer de meilleures réponses lors des prompts en limitant la pollution due à des documents obsolètes. Des politiques de rétention des données ainsi que des labels de rétention seront utilisés.

Bien entendu, même si l’axe principal demeure sur les données, le premier pilier de sécurité dont doit disposer votre entreprise au sens Zero trust est celui des identités (MFA, Conditional Access, Priviledge Identity Management, access Review…)

Etendre Microsoft 365 Copilot en accédant à de nouvelles sources de données et de nouvelles fonctionnalités à forte valeur ajoutée

• Cellenza vous accompagne : Notre accélérateur extension Microsoft 365 Copilot
• Formez vous  !
  • MS-4014 Créer une base pour étendre Microsoft 365 Copilot
  • MS-4009 (MS-4022 le 30/04/2025) Etendre Microsoft 365 Copilot avec Copilot Studio
  • MS-4010 Créer des plugins et des connecteurs pour Microsoft 365 Copilot

Le potentiel de Microsoft 365 Copilot peut être étendu en accédant à des sources de données externes (connecteurs), en intégrant de nouvelles fonctionnalités (plugins) ou en automatisant des taches complexes (agents). Grâce à la combinaison de connecteurs, plugins et agents intelligents, les entreprises peuvent adapter Copilot à leurs besoins spécifiques et intégrer des outils tiers comme Jira, Salesforce, ou ServiceNow.

Les connecteurs permettent l’échange de données entre Microsoft 365 Copilot et une source de données externe ou un applicatif de manière transparente et sécurisée. Ces connecteurs fonctionnent principalement en exposant des données provenant d’applications externes au sein des applications Microsoft 365. Ils permettent à Copilot de récupérer des informations spécifiques de ces outils (par exemple, les tickets Jira, les informations clients de Salesforce), et de les présenter sous forme de rapports ou de notifications dans des applications comme Teams, Excel ou Outlook…

Les plugins, quant à eux, permettent d’étendre les fonctionnalités natives de Microsoft 365 Copilot. Ce sont des extensions qui modifient ou ajoutent des fonctionnalités spécifiques à Copilot, permettant une interaction plus poussée avec des outils tiers comme Jira, Salesforce, ou Asana.

Ces plugins offrent donc une expérience utilisateur enrichie, en permettant des actions plus complexes et un contrôle direct sur les données tierces dans l’interface de Copilot.

Les agents intelligents utilisent l’intelligence artificielle pour automatiser des processus complexes et interagir avec les utilisateurs dans et hors Microsoft 365 Copilot. Ces agents peuvent être utilisés pour personnaliser des workflows et effectuer des actions en arrière-plan sans intervention humaine.

Par exemple, un agent intelligent peut être utilisé pour suivre l’avancement des projets dans Jira, analyser les tickets en retard et envoyer des alertes personnalisées par Teams ou Outlook, ou encore générer des rapports automatisés dans Excel.

L’extensibilité de Microsoft 365 Copilot se déploie donc à travers une combinaison de connecteurs, plugins, et agents intelligents. Les connecteurs facilitent l’échange de données en temps réel tandis que les plugins ajoutent une couche fonctionnelle supplémentaire permettant une interaction plus complexe avec les données.

Au-delà de l’utilisation première de Microsoft 365 Copilot c’est aussi dans ces extensions que réside la valeur ajoutée finale de Microsoft 365 Copilot.

En conclusion :

Le déploiement de Microsoft 365 Copilot en entreprise nécessite une approche stratégique et rigoureuse. L’intégration de cette technologie s’accompagne d’une gestion du changement bien pensée, d’une préparation minutieuse des données et d’une garantie de sécurité et conformité.

Le conseil de l’IA, la formation des utilisateurs et la création d’une gouvernance des données sont des éléments essentiels à la réussite du projet.

L’extension des capacités de Copilot grâce à des connecteurs, plugins et agents intelligents permet aux entreprises d’aller au-delà des fonctionnalités de base et d’adapter l’outil aux besoins spécifiques des équipes.

Toutefois, cette extensibilité doit être mise en place de manière réfléchie, en prenant en compte la sécurité et la confidentialité des données, ainsi que l’intégration harmonieuse avec les outils tiers.

Enfin, pour garantir une adoption réussie, les entreprises doivent mesurer l’impact de Microsoft 365 Copilot à travers des indicateurs clés de performance et veiller à ce que l’outil réponde efficacement aux besoins métiers tout en optimisant la productivité et l’efficacité.

Une stratégie d’adoption et d’extension bien menée permet d’exploiter pleinement le potentiel de Microsoft 365 Copilot tout en minimisant les risques liés à son intégration.

Cellenza peut vous accompagner tout au long de ce projet en tant que société de conseil mais aussi en tant que Microsoft Training Service Partner.

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