Quel type de management choisir pour réussir un projet IT ?

La réussite d’un projet IT reste l’objectif que chaque équipe souhaite atteindre afin de satisfaire le besoin de ses clients. Le constat est d’autant plus vrai sur un marché concurrentiel en perpétuelle évolution..

L’intérêt de garder son équipe en état de F.O.R.C.E (Focus, Ouverture, Respect, Courage, Engagement) devient alors primordial.

De ce fait, le type de management choisi a un impact réel et peut favoriser l’atteinte de ce but. Bien que le choix du type de management soit un sujet important, il n’est pas le seul facteur impactant la réussite d’un projet : d’autres points et aspects liés au projet, au produit, au marché et à la culture de l’entreprise rentrent en jeu. Et la liste est encore longue…

On peut relever deux types de managements les plus souvent déployés en entreprise :

• le management piloté uniquement par le budget d’un côté et les délais de l’autre ;
• le management piloté exclusivement par les risques et la qualité.

Chacun d’eux possèdent ses inconvénients et ses avantages : je vous propose de les étudier pour déterminer lequel choisir.

Le management piloté par le budget et les délais

Dans le cadre d’un management piloté uniquement par le budget et les délais, l’avantage réside dans le cadre. Ce dernier est préétabli en amont du projet : avant le démarrage du projet, les décideurs ont déjà récolté assez d’informations sur l’entreprise, le marché et le besoin des clients.

Cette étude préalable leur permet de planifier toute la mise en place, et notamment le budget à allouer et les délais de réalisations, pour des fins de marketing ou autres. C’est ainsi qu’un nouveau projet/produit commence à voir le jour.

Par conséquent, un suivi des aboutissements commence à avoir lieu. Par exemple, on voit souvent l’implication de comités de pilotage (COPIL) ou des comités de direction (CODIR) pour s’assurer que le cadre mis en place et la croissance du projet sont respectés.

Exemple de transformation Agile dans un management piloté par le budget et les délais

Pour illustrer le sujet, je vous propose de prendre un exemple de transformation Agile au sein d’une entreprise avec un management piloté par le budget et les délais :

• La décision est souvent prise par les décideurs (CEO…) après une étude sur les avantages d’une transformation Agile.
• Les Executives la déploient à travers l’application d’un framework Agile. Par exemple, via ;
  • Un enchainement des sprints et livraisons ;
  • Des burndown charts.
• Les Managers Produit/Projet s’assurent à leur tour que l’équipe de réalisation puisse avoir des rituels comme :
  • Des planning poker ;
  • Des daily meetings ;
  • Etc.
• Les architectes préconisent des solutions à déployer ;
• Les développeurs s’engagent à respecter les estimations prononcées sur les réalisations.

Ainsi, l’application de l’agilité à travers tous ces niveaux fait l’objet d’un suivi régulier afin d’atteindre l’objectif fixé, en respectant les délais et les coûts prévus.

Inconvénients du management par le budget et les délais

Lorsqu’on entreprend uniquement ce type de management, le budget et les délais sont deux critères fixes, voire exigeants. Quels sont alors leurs inconvénients ?

Plusieurs points d’attention sont à relever. Le premier, qui reste incontestable, est l’impact sur la qualité. En effet, pour respecter les contraintes de délais et de budget, l’équipe de développement est parfois contrainte à faire du « quick-and-dirty » et de prendre des raccourcis techniques qui dégradent la valeur produite pour le client. Et ce n’est jamais sans frais…

L’adaptation et l’accueil au changement d’un marché concurrentiel deviennent alors lents, lourds et onéreux. Les bugs, l’insatisfaction du client et le coût pour les compenser risquent de peser sur le budget alloué et les estimations faites en amont du projet.

L’ensemble a également tendance à avoir des conséquences sur la psychologie de l’équipe. Si la contrainte du budget et des estimations reste irréalisable, l’équipe de réalisation ne pourra plus garder une motivation élevée, comme celle enclenchée au début de projet, ni un rythme soutenable.

« La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent »

Albert Einstein

Le management dirigé par les risques et la qualité

A l’opposé du management par le budget et les délais, ce second type de management porte sa réflexion sur la qualité et les risques à l’aboutissement du projet.

Ces deux critères émergent d’une équipe auto-organisée qui porte son attention à la fois sur l’excellence technique et la simplicité au niveau de la quantité du travail à fournir. Elle se concerte et réfléchit sur les moyens de devenir plus compétente, et essaye de modifier en permanence sa manière d’agir.

Une équipe de développement peut-elle arrêter les réalisations ?

Si l’équipe de développement préconise d’arrêter les réalisations, c’est forcément pour une bonne raison. Cela peut constituer un risque mettant en péril la vie du projet.

L’exemple parfait qui illustre cette approche est celui de Toyota et leur concept « Stop the line ». Ce dernier consiste à permettre à tout travailleur d’arrêter la chaine de production en cas de problème jusqu’à sa résolution à la racine. Le concept, bien qu’il paraisse contre-intuitif, il a permis à Toyota d’améliorer sa productivité.

Dès lors, le « savoir dire non », par exemple, devient une compétence très recherchée. Et ce n’est pas la seule ! L’équipe doit faire preuve aussi de plusieurs valeurs :

• La transparence : il ne  faut rien cacher. Au contraire, il faudra donner de la visibilité sur le projet/produit.
• Le courage : c’est ce que Kent Beck a défini comme « une action efficace face à la peur » (Extreme Programming Explained). Il est nécessaire pour mettre en évidence les problèmes et les risques.
• Le respect, dont le but de mieux communiquer.
• L’adaptation via un Feedback pour avoir une amélioration continue de l’équipe.

Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres soft skills tels que la communication non-violente, l’assertivité ou la confiance en soi, deviennent de plus en plus nécessaires au sein de l’équipe et pour chacun de ses membres.

Inconvénients du management piloté par les risques et la qualité

Malgré ses innombrables avantages, ce type de pilotage prend moins en considérations deux points essentiels à la réussite d’un projet de développement :

• La vision de l’entreprise : elle représente le fil d’Ariane tenu par les décideurs. Cette vision permet de définir où l’entreprise veut aller, quels sont ses objectifs et comment les atteindre.
• L’état du marché : cet ensemble d’informations recueillies (des concurrents, de l’état du marché, etc.…) permet d’avoir du recul sur les futurs choix et décisions à prendre pour avoir l’impact désiré du projet et de la vision d’entreprise.

Mais ce n’est pas tout : face à une forte implication de ce type de management, le budget et le délai deviennent, en toute logique, des variables et non des contraintes fixes.

C’est un sujet difficile, alors que les décideurs se projettent dans une vision où le budget alloué ou les engagements marketings et les délais sont indispensables. Ces critères peuvent souvent avoir un grand impact sur le pourcentage du chiffre d’affaires de l’entreprise. Le fait de ne pas arriver à livrer de la valeur à temps peut constituer une perte énorme pour l’entreprise.

Management Budget/Délais vs Management Risques/Qualité : lequel choisir ?

Chacun de ces types de management apporte ses avantages et ses inconvénients. Ainsi choisir d’adopter l’un ou l’autre revient à se priver de tous les moyens d’une réussite. L’idéal serait de savoir tirer bénéfice de chaque type de management.

D’un côté, le management piloté uniquement par le coût et le délai portera la vision de l’entreprise et les objectifs à atteindre, en ayant un budget dédié à la réalisation et un délai à respecter. De l’autre, le management piloté exclusivement par les risques et la qualité sera une force de proposition et un système d’alerte afin de résoudre les problèmes et d’éviter de mettre le projet en péril.

Finalement, il s’agit de trouver un équilibre entre ces trois variables : le budget, le délai et les risques & la qualité.

Dès lors, les middle-managers (chefs de projet, Product Owners, Scrum Masters, etc.) agiront pour faciliter le quotidien de l’équipe le tout en fournissant de la transparence sur les métriques du projet/produit. Cela permettra aux décideurs d’avoir une vision plus claire sur les réalisations en cours et peuvent ainsi agir en conséquence sur le budget, le délai et le périmètre du produit à fournir au client.

Evidemment, d’autres actions doivent être mises en place, comme la définition d’un MVP (Minimum Viable Product), le niveau d’excellence technique à atteindre pour permettre la pérennité du projet, la connaissance du métier…

Mais l’essentiel à retenir, c’est qu’en collaborant tous ensemble qu’on peut atteindre l’objectif souhaité.

« La totalité est plus que la somme des parties »

Aristote