Atelier OpenSpace de cocréation pour le ScrumDay 2014 du FrenchSUG

Mercredi 11 Décembre a eu lieu chez Cellenza une soirée “OpenSpace”  de cocréation pour la préparation ScrumDay 2014 qu’organise le FrenchSUG tous les ans vers Avril.

L’objectif de cette soirée était d’inviter le public à proposer des idées autour du ScrumDay afin que l’édition 2014 soit mieux que les précédentes ! Pour ce faire, nous avons décidé de proposer un OpenSpace.

C’est quoi un OpenSpace ?

Les 4 principes et la règle décrits dans le meetup permettent de bien comprendre ce qu’est un OpenSpace.

Les 4 principes

• Les personnes qui se présentent sont forcément les bonnes personnes
• Ce qui arrive est la meilleure chose qui pouvait arriver
• Ça commence quand ça commence
• Quand c’est fini, c’est fini

Avec une seule loi, la loi des 2 pieds : Utilisez-les pour aller voir ailleurs dès que vous n’êtes pas en train d’apprendre, de contribuer ou tout simplement de prendre du plaisir.

Exemple : Dans une soirée bar entre amis, il y a plein de conversations en parallèle, chacun choisit celle qui l’intéresse le plus et va voir ailleurs lorsque son intérêt décroit !

Etape Zéro : OpenSpace Origins

Avant de parler dans la soirée en elle-même, il est intéressant de se pencher sur ce qui nous a amené à organiser cette soirée.

Cette rentrée a été une période animée pour le FrenchSUG car le bureau a totalement été remanié et nous avons eu de nombreux départs et de nouvelles arrivées dans l’équipe.

Malgré cette réorganisation, il était essentiel de rester focalisés sur nos objectifs principaux en tant qu’association : Proposer des événements à la communauté.

Nous avons réussi à bien commencer l’année en proposant une soirée chez Google avec 9 sessions différentes ainsi que plusieurs ScrumBeer mais cela ne peut être suffisant ! Le ScrumDay est notre événement majeur qui demande énormément d’investissement et il faut le préparer le plus tôt possible.

Avec cet objectif, nous avons décidé d’organiser avec tous les membres actuels du bureau une cérémonie de partage afin de définir une vision commune et enclencher la dynamique autour de la préparation de l’événement.

Cette cérémonie fut animée par Raphael Goumot par le biais de GameStorming. Parmi les idées qui en sont ressorties, nous avons décidé de proposer à la communauté d’exprimer leurs envies et leurs besoins afin d’améliorer la qualité de l’événement.

C’est donc à partir des actions mises en place à compté de ce point de lancement que nous avons organisé un OpenSpace pour inviter le public à être force de proposition !

1ère étape : Récolte des idées

Le défi principal de cet OpenSpace sur la thématique du Scrumday était de maintenir les débats dans le bon sens.

Les animateurs de la soirée, Pascal Poussard et moi, avons commencé par proposer quelques sujets et idées afin de lancer la dynamique.  Nous avons invité tout le monde à compléter et enrichir les premières idées présentées sur le format, le type de public et surtout la thématique d’un événement Agile.

Dans cet objectif, nous avons profité de l’énorme tableau qui faisait tout le long de la salle, très pratique pour un  événement participatif.

Durant la première heure, chacun a complété le tableau  en ajoutant des bulles d’idées et les autres sont ensuite revenus sur ces bulles pour les compléter ou les modifier. Nous avons ainsi réitéré pendant une heure afin de remplir le mur.

2ème étape : Consolidation générale

Une fois le mur rempli, nous avons dû recentrer tout le monde vers ce média car les discussions avaient naturellement dérivé sur des aspects de l’agilité que nous vivions au quotidien.

J’ai fait le tour des idées émises pendant que Pascal notait ce que nous retirions de chaque point.

Cette étape a duré finalement plus d’une heure et chaque personne a eu le temps d’exprimer ce qu’elle voulait dire afin de ne rien omettre.

Nous avons parlé de nombreux aspects du ScrumDay :

• Le format des sessions à proposer : durée, type…
• La cible visée par l’événement
• Le thème majeur et les sous-thèmes
• L’aspect communication et la manière de conseiller le public dans son “aventure” le jour J…

Le rythme était soutenu mais nous avons réussi à tout balayer. Je vous laisse découvrir le compte rendu de cette expérience de cocréation.

3ème étape : Rétrospective

À la fin de l’exercice, nous avons demandé une petite rétrospective sur cette première expérimentation. Les participants étaient satisfaits et nous avons décidé de renouveler l’expérience.

Le bureau doit à présent exploiter toutes les informations récoltées et il réinvitera le public à participer à la préparation de ce Scrumday 2014. Affaire à suivre vers Février 2014 !

Le compte rendu étant public, je me permets de le copier-coller ici afin de vous le présenter :

Formats

• 40 min + 10min (Q/R) + 10 min de libre pour la circulation pour les conférences
• 2 h pour les ateliers
• 15 minutes pour les lighting talks
• OpenSpace

Persona du public ciblé par l’événement

• Dev
• Manager / Décideur / PO
• ScrumMaster / Coach
• Curieux
• Testeur
• Non IT

Questions générales

• Où ? > Région parisienne
• Est-ce que les confs seront filmés ? Même les Rex (pb de franchise) ?
• En quelle langue ? Français uniquement ou Anglais welcome ?

Propositions de thèmes

• Les certifications
• Les projets Agile au forfait (contrat, sous traitance)
• Le télétravail et les projets multisites
• le SAV de l’agilité (Omar & Fred Agile)
• Les “fails” de l’Agilité
• Les anti patterns agile, assumés ou non
• Les pièges/freins à l’agilité
• Le couteau suisse de l’agiliste (facilitation, animation)
• Etat des lieux de l’agilité (Enquêtes, Sondages)
• Panel des entreprises et domaines utilisant l’Agilité
• L’Agilité dans les grandes fonctions de l’entreprise (RH, Compta…)
• Les relations entre les projets Agile et les autres services (Exploitation, Tests …)
• Coding Dojo
• L’intégration continue
• Comment vendre l’agilité aux décideurs (KPI…)
• Leadership et Agilité
• Stratégie Marketing et Agilité
• Prendre la mesure du rôle de PO (Le rôle, Comment les aider, Communication SM/PO)
• Les apports des autres domaines à l’agilité (Sciences cognitives…)
• Coaching d’équipe vs Transformation de culture d’entreprise
• Le passage de relais d’un projet Agile à la maintenance
• Agilité Deutsch Qualität (cohabitation qualité)
• L’outillage Agile

Communication

• Métaphore de l’entreprise avec la Scrum Corp
• Les grands thèmes sont organisés suivant les grands départements de l’entreprise : Accueil, RH, SAV, Commercial, Marketing, Prod, R&D, qualité, CE
• Et le client de l’entreprise

Idées en plus

• Un parcours proposé par persona
• 1 coach par persona
• Des badges ou étiquettes par persona
• Identifier les types/ persona des participants lors de l’inscription
• Animations à faire lors de l’événement (agile games par les sponsors ? )