Power BI : les composants de base

Power BI est une solution de Business Intelligence développée par Microsoft pour permettre aux entreprises d’agréger, d’analyser et de visualiser les données en provenance de sources multiples.

Plus précisément, il s’agit d’un ensemble de services logiciels, d’applications et de connecteurs qui œuvrent ensemble pour transformer des sources de données disparates en informations visuelles immersives et interactives. Power BI est l’alternative parfaite des tableaux de bord bricolé sur Excel. C’est l’outil de visualisation de donnée qui saura faire parler les données de vos nombreux classeurs excel.

La force de Power BI : la connexion simplifiée à vos sources de données. Cet outil de BI aide à visualisation de la donnée, la compréhension des chiffres importants, et le partage des informations avec qui vous voulez.

Vous pouvez accéder à Power BI par 3 canaux différents :

• Power BI Desktop : une application de bureau Windows
• Power BI Service : un service en ligne
• Des applications mobiles :  applications mobiles pour des appareils Windows, IOS et Android.

Ces 3 canaux donnent accès à des fonctionnalités différentes. Il est important de les connaître pour adapter leur utilisation en fonction de votre besoin du moment.

Notez que cette suite d’outils Power BI a pour objectif de les rendre complémentaires et interchangeables. Quel que soit le canal utilisé, vous retrouvez bien les espaces de travail que vous avez précédemment créé.

Présentation de Power BI Desktop

Power BI Desktop est une application gratuite qui s’installe sur un ordinateur local Windows et permet de se connecter à plusieurs sources de données différentes, de les transformer et de les combiner dans un modèle de donnée. La puissance de Power BI Desktop se trouve d’ailleurs dans sa capacité à compiler et manipuler les données importées, quelle que soit sa source. Grâce à ce travail de manipulation de la donnée, l’analyse pourra être encore plus fine.

Le modèle de données vous permet de créer des visuels et des collections de visuels, que vous pouvez partager sous forme de rapports avec d’autres personnes au sein de votre organisation.

Traditionnellement, Power BI Desktop est utilisé pour créer des rapports sur un poste utilisateur, alors que Power BI Service permet de partager ces rapports avec d’autres personnes.

Aperçu de Power BI Desktop

Power BI Desktop s’organise en 3 vues :

• La vue des rapports : création des rapports et des visuels ;
• La vue des données : visualisation des tables, des mesures et des autres données utilisées dans le modèle de données associé à votre rapport ;
• La vue des modèles : dans cette vue, vous pouvez afficher et gérer les relations entre les tables de votre modèle de données.

Comment connecter les données sur Power BI Desktop ?

La première chose à faire pour bien démarrer avec Power BI Desktop est de se connecter aux données. De nombreux connecteurs sont disponibles avec Power BI Desktop.

Etape 1 : La connexion aux sources de données

Les catégories de sources de données sont réparties comme suit : Fichier, Base de données, Power Platform, Azure, Services en ligne, autre.

Voici les étapes à suivre pour se connecter aux données :

• Dans le ruban Accueil, sélectionnez Obtenir des données> Plus.
• La fenêtre Obtenir des donnéess’affiche, indiquant le vaste éventail de catégories auxquelles Power BI Desktop peut se connecter. Vous pouvez sélectionner Fichier puis Texte/CSV pour importer les données.
• Lorsque vous sélectionnez Texte/CSV, une fenêtre vous invite à sélectionner le fichier « .csv » déjà enregistré dans votre ordinateur.

Une fois la connexion à une ou plusieurs sources de données établies, l’objectif est de transformer les données d’une façon pertinente.

Etape 2 : L’importation des données

Lors de l’importation des données, deux types de chargements sont disponibles :

• Import : c’est le mode par défaut lors de la création d’une nouvelle source de données. Les données importées sont stockées sur le disque. Ce mode offre une flexibilité de conception aux modélisateurs et la prise en charge de fonctionnalités de Power BI spécifiques (Q&A, Quick Insights, etc.) ;
• DirectQuery : il constitue une alternative au mode Import. Les modèles développés en mode DirectQuery n’importent aucune donnée. Au lieu de cela, ils se composent de métadonnées définissant la structure du modèle. Lorsque le modèle est interrogé, des requêtes natives sont utilisées pour récupérer les données de la source de données sous-jacente.

Transformer et nettoyer les données / Créer un modèle de données sur Power BI

Dans Power BI Desktop, vous pouvez nettoyer et transformer les données à l’aide de l’éditeur Power Query intégré. Ce dernier permet d’apporter des modifications aux données, par exemple, changer un type de donnée, supprimer des colonnes ou combiner des données provenant de plusieurs sources.

Voici les étapes à suivre pour vous servir de l’éditeur Power Query et transformer et nettoyer les données importées précédemment.

Etape 1 : Démarrage de l’éditeur Power Querry

Sur le ruban Accueil, dans la section Requêtes, sélectionnez Transformer des données.

La fenêtre Éditeur Power Query s’affiche ainsi :

Etape 2 : Transformation des données

Maintenant que vous vous trouvez sur l’interface Power Querry, vous pouvez renommer une table, transformer un type de données ou bien encore supprimer une colonne. Chaque étape de transformation des données sera enregistrée, elles seront ensuite effectuées dès qu’une requête se connectera à la source de données.

Après la transformation de la requête, vous pouvez valider vos modifications en cliquant sur le bouton Fermer et Appliquer :

Etape 3 : Utilisation des modèles de données

Les requêtes que vous venez de charger seront visibles sous forme de modèle de données. Vous avez maintenant la possibilité de créer des liens entre les requêtes en fonction de vos besoins d’analyse.

La création des mesures et des colonnes calculées est importante dans certains cas notamment pour répondre à des questions spécifiques. Pour créer une mesure ou une colonne calculée, Power BI utilise le langage DAX (Data Analysis Expressions).

DAX est une collection de fonctions, d’opérateurs et de constantes qui peut être utilisée dans une formule ou une expression pour calculer et renvoyer une ou plusieurs valeurs. Il vous aide à créer de nouvelles informations à partir de données déjà présentes dans votre modèle.

Etape 3 : Création des visuels du dashboard

Une fois les données nettoyées et le modèle conçu, vous pouvez commencer à créer vos visuels.

Power BI offre plusieurs types de visuels standards, mais aussi plusieurs types de visuels customisés pouvant être ajoutés (par exemple un graphique conçu à partir de D3.js, python et à partir de l’App Source).

Pour ajouter un nouveau visuel :

• Dans le volet Visualisations, sélectionnez l’icône de visuel.

• Ajoutez les champs que vous voulez visualiser dans la partie valeurs :

• Vous obtiendrez le rendu suivant :

Ensuite vous pouvez ajouter d’autres visuels pour obtenir votre premier rapport :

Une fois que le rapport est prêt à être partagé avec d’autres utilisateurs, vous pouvez le publier sur le service Power BI et le mettre à la disposition de tous les collaborateurs de votre organisation qui possèdent une licence Power BI.

Pour publier un rapport Power BI Desktop, dans le ruban Accueil, sélectionnez Publier.

Power BI Desktop vous connecte au service Power BI avec votre compte Power BI. Le rapport sera ensuite disponible dans Power BI Service.

Présentation de Power BI Service

Power BI Service est le service Cloud de Power BI. Cet outil décisionnel est un SaaS (Software as a Service), il est donc accessible depuis n’importe quel navigateur web.

Il permet d’accéder et de partager les informations où que vous soyez. Cet espace de travail collaboratif permet donc de consulter et d’exploiter du contenu Power BI, comme des tableaux de bord et des rapports. Avec Power BI Service, il est aussi possible d’apporter des modifications simples à des rapports et de collaborer.

Power BI Service prend en charge plus de fonctionnalités que Power BI Desktop en matière de data visualisations. Vous pourrez par exemple profiter de la fonctionnalité « Dashboard » qui n’est pas présente sur Power BI Desktop.

Avec Power BI Service, vous pouvez créer des espaces de travail (qui peuvent contenir des rapports, des tableaux de bord, des jeux de données) et des pipelines de déploiement.

Création d’espace de travail sur Power BI Service

Nous allons à présent créer un espace de travail et publier notre rapport créé à partir de Power BI Desktop.

Pour créer un espace de travail :

• Connectez-vous à https://app.powerbi.com/
• Sélectionnez Espaces de travail, puis cliquez sur le bouton Créer un espace de travail

• Entrez le nom de l’espace de travail (le nom doit être unique dans votre compte) et la description, qui est également importante pour mieux se retrouver dans les nombreux espaces de travail créés.

Cliquez sur Enregistrer : votre espace de travail est créé.

Vous le retrouverez dans la liste des espaces de travail.  Vous pouvez à présent publier le rapport déjà créé dans Power BI Desktop dans l’espace de travail que vous venez de créer, puis le partager avec des personnes internes ou externes à votre organisation (ces personnes peuvent également le partager avec leurs collègues, si vous leur permettez).

A noter : les personnes extérieures à votre organisation peuvent afficher et interagir avec le tableau de bord ou le rapport, mais ne peuvent pas le partager.

La procédure pour partager vos espaces de travail sur Power BI Service est la suivante :

• Ouvrez le rapport, cliquez sur partager >rapport, entrez les emails des personnes avec lesquelles vous voulez partager le rapport, ajoutez un message facultatif puis cochez ou décochez les options de partage en fonction de vos besoins ;

Power BI Mobile

Power BI Mobile propose un ensemble d’applications mobiles pour les appareils mobiles IOS, Android et Windows. Tous les rapports et tableaux de bord que vous avez créés précédemment sont disponibles via Power BI Mobile. Vous pourrez donc consulter vos rapports d’analyse depuis votre téléphone lors de vos déplacements.

Pour rendre vos tableaux de bord et rapports lisibles sur mobile, il va devoir configurer la disposition des visuels pour la vue mobile dans Power BI Desktop.

Pour y arriver :

Cliquez sur Afficher sur le ruban en haut puis disposition pour mobile :

A vous de structurer votre rapport d’analyse pour le rendre le plus lisible possible sur mobile.

Pour accéder à Power BI Mobile, vous pouvez télécharger l’application Power BI Mobile et l’installer sur votre téléphone afin d’accéder aux rapports et dashboards que vous avez déjà créés.

Power BI : la solution de Business Intelligence

Destiné aux débutants qui veulent découvrir Power BI, cet article vous a donc présenté les composants de base de la suite Power BI :

• Power BI Desktop pour l’import, la manipulation et la conception des données ;
• Power BI Service pour partager, collaborer et créer des dashboards ;
• Power BI Mobile pour l’accessibilité des rapports et dashboards depuis un Smartphone ou une tablette.

Si vous ne savez toujours pas par quel outil commencé, la démarche classique d’utilisation de Power BI convient de débuter sur Power BI Desktop pour connecter les bases de données, les manipuler en fonction de votre besoin en créant des modèles de données. Ensuite, de créer des graphiques et rapports toujours sur Power BI Desktop. Vous pourrez ensuite vous connecter sur Power BI Service pour paramétrer des dashboards si vous en avez besoin, et enfin publier et partager les espaces de travail configurer à vos collègues.

Pour la consultation des rapports créés, à vous de choisir par quel outil accéder !

Nous vous donnons rendez-vous très bientôt pour la suite de cette série d’articles dédiés à Power BI !