Comment organiser les équipes dans une Digital Factory ?

Article corédigé par Aly-Bocar Cissé, Benjamin Tolaval et Michel Perfetti

La mise en place d’une Digital Factory ne peut se faire sans prendre en compte les futures personnes qui la constitueront. Les ressources humaines sont un des facteurs de réussite d’une usine numérique et doivent apparaitre clairement dans la feuille de route. Au-delà des rôles clés à retrouver dans l’organisation, il s’agit aussi de définir les méthodes, processus et interactions qui rythmeront le quotidien de la structure.

Des rôles et des compétences dans la Digital Factory

L’une des étapes lorsque l’on se décide à créer une Digital Factory, est la sélection de membres avec les compétences adéquates. Cette étape est sûrement la plus critique : c’est elle qui va porter les choix stratégiques qui ont motivé le lancement de la Digital Factory. De plus ce sont ces membres qui devront également gérer les opérations au jour le jour.

Digital Factory : des valeurs avant tout !

Nous verrons dans cet article l’organisation que nous proposons au travers de rôles que nous pensons pivots. Mais au préalable, il est important de présenter les 3 valeurs qui doivent guider les choix de façon générale :

• Customer first: Nous avons évoqué, dans un précédent article sur « Comment et pourquoi créer une Digital Factory », les différences entre un Digital Lab et une Digital Factory. Nous avons également souligné, dans un article sur la stratégie et la vision d’une Digital Factory, l’importance de mener la stratégie long terme par une succession d’itérations courtes. Ces itérations doivent avoir comme premier impératif, à tous les niveaux, une cible client définie afin de faciliter la prise de feedback pour ajuster sa stratégie mais aussi de maximiser son ROI. C’est en ayant toujours en tête de répondre à l’usage auprès de ses clients, qu’une Digital Factory se donne les moyens de pouvoir aller de plus en plus vite.
• Excellence opérationnelle: Ce sujet étant déjà bien connu du Cloud, il n’est pas surprenant que les Digital Factories, qui se reposent dessus, en héritent. Il ne s’agit pas ici de ne jamais faire d’erreurs mais plutôt d’être dans l’état de l’art des processus de construction et livraison, ainsi que de la gestion de vos services (et autre applicatifs) déployés à l’usage de vos clients / consommateurs.
• Autonomie: Sans autonomie, une Digital Factory ne peut pas réagir aux imprévus ni jouer son rôle d’accélérateur. Il est important de rappeler que l’autonomie n’implique pas l’absence de contrôle. De manière générale, au sein d’une organisation, le choix du niveau d’autonomie pour un sujet donné doit prendre en compte le contexte de l’organisation et les risques associés. Cependant, une Digital Factory doit être autonome dans sa capacité à définir des solutions. Cela veut donc dire que ces équipes se doivent d’être pluridisciplinaire.

Les rôles clés dans une Digital Factory

Nous identifions deux fonctions principales au sein de la Digital Factory : la partie plateforme, pour le socle et la partie projet pour le développement des produits.

Rôles autour de la plateforme

C’est ici que sont conçus, développés et opérés l’ensemble des produits et services que l’on souhaite mettre à disposition des équipes en charge de la réalisation des solutions dédiées aux équipes projet.

Cloud Developers : Le Cloud est la fondation technologique qui va permettre d’accélérer la création d‘une Digital Factory. En ce sens, des services et produits qui répondent aux usages doivent être construits. Il faut donc des développeurs qui comprennent, en plus des enjeux pour les usagers, les enjeux techniques du Cloud et maitrisent les pratiques liées à son développement. Nous parlons ici de construire des services et produits dédiés à d’autres professionnel du Cloud pour leurs besoins projets.

Cloud Ops : Les produits et services évoqués précédemment doivent être maintenus en conditions opérationnelles. Ce rôle incombe aux « Cloud Ops ». Là aussi, il est important de travailler dans l’état de l’art, d’une part pour réduire les incidents mais aussi pour pouvoir aller vite. L’intervention en amont de la phase de développement du produit et/ou des services est également fortement recommandée. Il est donc d’usage d’adopter des pratiques comme le DevOps ou le SRE (Site Reliability Engineering).

Incident Manager : N’importe qui ayant une expérience de la production dira que les erreurs en productions se produiront quoi qu’il arrive. La manière dont vous résolvez et communiquez autour de ces incidents est primordiale pour conserver la confiance de vos usagers / clients. Les solutions d’architecture et la qualité du travail fourni permettent certes de réduire ces incidents mais elles permettent surtout de pouvoir réagir à ces incidents et de réduire leurs impacts sur les usagers. Le rôle d’un « incident manager » consiste principalement en 3 points :

• Tenir les usagers de la plateforme informés des avancées de la résolution de l’incident à partir des informations de toutes les équipes concernées
• Définir des stratégies de parades permettant de prévenir les incidents à l’avenir
• Maintenir ces stratégies de parades dans le temps

Digital program manager : « Rome ne s’est pas faite en un jour » et il en va de même pour votre Digital Factory… Il est donc fondamental d’avoir une feuille de route claire ponctuée de jalons répondant aux objectifs stratégiques de votre Digital Factory. Il est attendu de ce rôle d’être responsable du suivi de cette feuille de route, des changements à mener ainsi que des impacts sur la plateforme. Le Digital program manager prend également en charge les questions d’arbitrage autour des projets à intégrer – ou pas – au sein de la Digital Factory. Ce dernier point est fondamental : avoir la capacité de décider du changement (ou non) de la feuille de route pour répondre à des objectifs business forts, voire de pouvoir refuser l’intégration immédiate d’un projet, est nécessaire pour pouvoir exercer ce rôle dans les meilleures conditions. En résumé, ce rôle nécessite donc une compréhension poussée des services proposés par la Digital Factory, une réelle expérience du Cloud sur les questions de gouvernance ainsi qu’une compréhension sans faille des objectifs business sur lesquels reposent l’existence de la Digital Factory.

Responsable sécurité : Sans surprise, la sécurité est ici un enjeu majeur. Le rôle de Responsable sécurité consiste à définir des modèles de sécurité auquel les services et produits de la Digital Factory doivent répondre, ainsi que leurs contrôles. En fonction des organisations, ce rôle peut être amené à intervenir également au niveau des projets. Néanmoins, fournir des services et produits qui prennent en compte les aspects de sécurité permet aux équipes projets de se décharger de ces tâches et donc de se concentrer sur les enjeux business de leurs projets.

Onboarding manager :  Rendre vos services et produits disponibles demande un accompagnement plus ou moins poussé en fonction des projets qui souhaitent intégrer la Digital Factory. Ce rôle consiste à pouvoir présenter les services de la Digital Factory, son mode de fonctionnement, en plus de comprendre les besoins business des clients et de les accompagner sur les questions d’architecture technique.

Cost manager : Ce rôle consiste principalement au suivi des coûts de la plateforme mais aussi au contrôle des prix des services de la Digital Factory. La question peut sembler anodine à la vue des services de base existants autour de ces sujets dans le Cloud, cependant au fur et à mesure de la vie de votre Digital Factory, pouvoir piloter le coût global de la plateforme ainsi que les aspects de facturation, nécessite la mise en place d’une stratégie sur mesure globale, à moyen et long terme.

Rôles autour des projets de la Digital Factory

C’est ici que sont conçus, développés et opérés l’ensemble des produits et services que l’on souhaite mettre à disposition des clients (utilisateurs finaux). Organisés généralement en « feature team » classique ou équipe cross-fonctionnelle, leur organisation varie et s’adaptera au besoin de chaque projet.

Product Owner :  Ce rôle porte la responsabilité de la définition du produit à intégrer au sein de la plateforme. Cependant, il est aussi important, en plus de la maitrise produit, de comprendre la plus-value des services que propose la Digital factory.

Architecte solution : Ce rôle décide de l’architecture technique du produit. En plus de la maitrise du Cloud, ce rôle doit également pouvoir préciser les besoins éventuels autour des services proposés par la Digital Factory.

Cloud Developers : Ce rôle est responsable de l’intégration des services de la Digital Factory ainsi que leurs implémentations.

Cloud Ops : Ce rôle est responsable des opérations autour des services et produits de la Digital Factory. Il devra, entre autres, s’assurer que les engagements de disponibilités que la Digital Factory propose soient tenus.

Méthodes et process de la Digital Factory

Rappelons que l’objectif est de raccourcir le « time to market ». Le temps de mettre en place de nouvelles méthodes peut être complètement contre-productif, si cet objectif n’est pas déterminant dans le choix de vos méthodes et processus. Nous retrouvons donc les 3 valeurs que nous avons définies plus haut : Customer First, Excellence Opérationnelle et Autonomie.

On retiendra donc que l’idée conductrice pour poser les processus et méthodes adaptés, est de laisser un maximum d’autonomie aux équipes tout en gardant le niveau de contrôle global suffisant pour pouvoir constater l’avancement, mais aussi et surtout constater les problématiques que ces dernières rencontrent. Il va de soi que les usages qui découlent de ce qui est produit doivent être en conformité avec les attentes des clients ainsi que des équipes projets de la Digital Factory.

Planification et pilotage

Le rôle de « Digital program manager » a la responsabilité de mettre en place une feuille de route globale qui va rythmer le travail des équipes en plus de structurer les capacités de l’offre globale de la Digital Factory. Le premier jalon de cette feuille de route doit définir les fondamentaux jugés nécessaires sur le plan stratégique. Cette étape doit être en rapport direct avec le niveau d’investissement initial donné à la Digital Factory. Il est donc important de porter, lors de cette période, des projets aux ambitions raisonnables et dont le ROI peut être mesuré au bout de ce jalon.

Après ce jalon, il est important de pouvoir être en mesure de faire évoluer cette feuille de route en fonction des besoins business sans jamais compromettre la cohérence des services offerts par la Digital Factory. Les notions de contrôle global du déroulement du plan et de gestion du risque sont principalement assurées par la fonction d’arbitrage des projets désirant être clients de la Digital Factory, ainsi que par le suivi régulier des incidents de la Digital Factory.

Tout cela implique la nécessité et l’importance de pouvoir mesurer et examiner la performance de vos équipes. Deux méthodes sont généralement utilisées pour cela :

• Méthode 1 : mise en place de KPIs autour des services de la Digital Factory et leur examen régulier. Ces KPIs donne des objectifs précis sur la performance attendue des services. Les équipes concernées doivent alors proposer des solutions qui seront évaluées puis mises en place ou non.
• Méthode 2 : mise en place d’OKRs (« Objectives and Key Results » (en savoir plus sur la méthode OKR) pour la Digital Factory. Ces OKRs servent de référence aux équipes sur la priorisation des sujets qui doivent être travaillés. Ils sont également utilisés comme cadre sur la mise en place d’OKRs au niveau des équipes.

En règle générale, plus vous avez d’expérience sur un sujet, et plus vous allez tendre vers les KPIs. Les OKRs sont généralement utilisés dans le cadre de changement de direction stratégique important.

Accompagnement et support projet

Le rôle d’« Onboarding manager », vu précédemment, est un peu particulier du point de vue de la méthode, le travail étant fortement contraint par le rythme de travail du client.

Nous recommandons donc de miser sur les axes suivants :

• Mettre en place des réunions régulières pour présenter, en avance de phases, les potentiels projets clients au « Digital program manager » : c’est ici que vous pouvez avoir une validation de principe sur l’intégration du projet client et que les points à risques business peuvent commencer à être évalués.
• Avoir de la documentation à jour des services proposés par la Digital Factory : pouvoir présenter la Digital Factory autour de ses ressources et surtout s’assurer que les clients puissent prendre connaissance dans le détail, à leur rythme, des services proposés, est un avantage certain au vu de la complexité possible des sujets.
• Fournir un modèle de dossier d’architecture, à remplir avec le client pour formaliser ses besoins et attentes : c’est ce dossier sur lequel vous allez pouvoir vous appuyer pour faire évoluer, si nécessaire, les services proposés, et valider les aspects architecture et sécurité. De plus, ce format permet de faire des propositions pertinentes aux clients et d’en garder la trace.

Agilité dans la Digital Factory

Les équipes d’une Digital Factory doivent être autonomes afin d’avoir la capacité d’aller vite tout en ayant le niveau de qualité choisi. A ce titre, les principes Agile répondent à la demande. Nous retenons deux méthodes pour les équipes en charge de la réalisation de services transverse ou de projets : l’Agile SCRUM et XP.

Cependant, les « Cloud Ops » peuvent se retrouver limités par ces méthodes qui demandent une forte adaptation lorsque le but est de travailler autour de plateforme. En effet, la définition de cette plateforme s’avère souvent trop complexe pour pouvoir tenir dans des itérations ayant du sens. Kanban permet de sortir de ces itérations en travaillant au sein de flux. Ces flux n’étant plus régis par des itérations, il est plus simple de paralléliser le travail et d’optimiser le processus de livraison.

A noter : l’utilisation de Kanban n’est pas sans difficultés, notamment sur la mesure du travail restant.

Collaborations avec la Digital Factory

Une Digital Factory doit s’ouvrir à tous les départements au sein de l’entreprise, mais aussi et surtout envisager des collaborations avec l’écosystème dans lequel elle évolue. Ces interactions sont bien sûr différentes en fonction des stratégies et typologies de Digital Factory mises en place.

La Digital Factory interagit avec l’ensemble de l’entreprise

Pour définir ses besoins

L’équipe Produit de la Digital Factory doit avoir un contact fort avec les branches opérationnelles pour s’approprier leurs besoins. Elle met ensuite en place une organisation appropriée afin d’accompagner les direction métiers dans les définitions et le discovery des produits. Afin d’apporter leur expertise sur ces sujets, les équipes s’appuient souvent sur le rôle de Product Manager. Celui-ci est garant de la roadmap projet. Il interagit fortement avec les métiers bien sûr mais aussi avec les équipes Marketing, juridiques, UX et techniques. Le Product Manager a la connaissance du marché de son produit et en porte la vision au sein de l’entreprise. En fonction des choix structurels de la Digital Factory (stratégie et typologie), ce rôle peut être porté par la Digital Factory mais aussi par les branches business voire, quand elle existe, par la Direction Produit de l’entreprise. Il faut donc organiser les instances de pilotages nécessaires et mettre en place une gouvernance claire sur ce rôle pivot afin que la communication soit bonne et efficace autour du produit.

Pour respecter ses spécificités

La Digital Factory doit aussi faire le lien avec les équipes dites « support » des organisations. Celles-ci sont aussi très importantes pour le produit final. On peut les retrouver intégrées dans les DSI mais également de plus en plus directement aux branches opérationnelles correspondantes car elles aussi se transforment pour coller au business model de l’entreprise.

Interactions de la Digital Factory avec la Data

Tout produit consomme et génère de la donnée devant être identifiée, triée et intégrée. Les Directions Data prennent leur autonomie et deviennent des acteurs importants de la transformation de l’entreprise. Elles ont pour objectif de définir la stratégie des données de l’organisation en vue de les exploiter. En ce sens, il est important pour la Digital Factory de lui faire cartographier les données qu’elle génère afin que celles-ci soit connues et apportent de la valeur à l’entreprise. De plus, la Digital Factory utilise les services et les compétences Data afin de proposer de nouvelles fonctionnalités en vue d’une monétisation éventuelle de ces données. La Direction Data peut aussi s’appuyer sur la Digitale Factory pour créer son propre produit nécessaire à son service.

Liens de la Digital Factory avec la Cybersécurité

Les données, process, ainsi que les personnes utilisant l’application, doivent être protégés et les risques associés, qualifiés et quantifiés. La Digital Factory doit s’appuyer sur l’expertise de la Cybersécurité pour être accompagnée sur ces problématiques.

Souvent intégrée dans les services informatiques, la Cybersécurité se retrouve de plus en plus fréquemment associée à la gestion globale des risques de l’entreprise à laquelle elle est rattachée. La Cybersécurité doit donc être intégrée à tous les stades de la création des produits, dès les phases amonts, afin d’identifier et qualifier les risques business. Le suivi des éléments liés à la sécurité doit être intégré au backlog produit et suivi tout au long de la création du produit. Il en va de même des tests (audit de configuration, pentest) qui doivent être organisés dès que possible. La Cybersécurité intervient aussi dans la définition et le maintien du socle technique. Elle valide sa sécurisation et ses choix de design et d’architecture. En fonction de l’organisation de l’entreprise et du niveau d’intégration de la Digitale Factory, la Cybersécurité peut être conviée à l’ensemble des instances (design et revue d’architecture) ou s’y faire représenter en donnant son mandat à des éléments des équipes socles. Il est donc important d’avoir une collaboration forte entre les équipes de la digitale Factory et les équipes de la cybersécurité afin des délivrer des solutions sures et pérennes.

Collaboration de la Digital Factory avec l’IT

Les dernières équipes (et pas des moindres) à intégrer dans la démarche sont celles de l’informatique d’entreprise. Responsables du maintien en condition opérationnel du Système d’Information (SI), elles regroupent un ensemble de compétences et de process sur lesquels la Digitale Factory doit s’appuyer.

D’abord d’un point de vue purement technique afin de s’intégrer dans l’architecture existante en respectant les guidelines mises en place. Cela nécessite d’ailleurs souvent de les faire évoluer, ce qui constitue un des rôles importants de la Digital Factory. Ces évolutions doivent être étudiées en concertation avec les équipes d’architecture de l’entreprise et les décisions doivent être prises et communiquées de manière transparente et collégiale. Chaque lancement d’un chantier transverse doit être anticipé et intégrer l’ensemble des partie prenantes. La Digital Factory reste initiatrice et porteuse du sujet : elle le pilote et doit interviewer les parties prenantes et leur présenter les conclusions. Une gouvernance simple décrivant les étapes ainsi que les rôles et responsabilités doit être instaurée afin que la prise de décision soit rapide et efficace. Celle-ci sera bien sûr adaptée en fonction de l’organisation (stratégie et typologie). Par exemple, une Digital Factory fortement intégrée devra faire valider la majorité des changements techniques importants, là où une Digital Factory externalisée doit rapporter les preuves de son niveau de qualité et de sécurité.

Ensuite, la Digital Factory doit aussi s’intégrer dans les cycles de vie projet et les process des DSI.
En effet, elle devient rapidement « cliente » de services mis en place par l’IT et doit donc en respecter les règles. Que ce soit pour la connectivité réseau, les services d’authentifications, les différents supports (helpdesk, etc.) pour ses utilisateurs, la Digital Factory a besoin d’une qualité de service importante. Et cela ne peut se faire sans la collaboration complète des équipes IT. Celle-ci sera d’autant plus facile à acquérir lorsque leurs contraintes sont prises en compte et les process mis en place suivis.

La Digital Factory reste ouverte vers l’extérieur

Il est important pour une Digital Factory qui se veut innovante et disruptive de rester à l’écoute de son environnement à travers différent types de relations. Les partenariats sont une source de développement pour une Digital Factory. Ils permettent de mettre en place différents leviers autour du co-selling, du financement et de l’échange de bonnes pratiques et d’expertise.

Digital Factory : ouverture vers son secteur d’activité

La Digital Factory doit suivre et promouvoir l’innovation dans son secteur d’activité. Elle doit étudier les marchés et travailler sur les feedbacks clients afin de fournir à ses équipe métiers des informations pertinentes sur les produits, leur pénétration et leur pertinence sur le marché. Suivre l’innovation veut dire aussi construire des partenariats avec des structures spécialisées afin d’ajouter de nouvelles fonctionnalités pertinentes à ses produits. Un services complémentaire offrant de l’analyse prévisionnel (vieillissement) sur les assets métiers par exemple. Il permet d’utiliser les données de la Digital Factory afin de rendre ses prévisions précises. La Digital Factory enrichit ensuite sa plateforme de gestion d’assets qu’elle a développés pour ses clients.

Les possibilités sont nombreuses : une étude et un suivi régulier des évolutions de son secteur d’activité permettent à l’usine numérique d’anticiper son évolution et de maintenir des produits pertinents sur le marché.

Ouverture de la Digital Factory sur son écosystème technique et méthodologique

Par son côté disruptif, la Digitale Factory va porter sa propre organisation et méthode, mais aussi son socle technologique. Pour cela, elle s’appuiera sur un ensemble de partenaires, intégrateurs et éditeurs lui permettant rapidement d’atteindre ses objectifs. D’abord pour la montée en compétences techniques et l’acculturation des équipes aux nouvelles méthodes de travail et de gestion des projets/produits. Organiser les plans de formation et des évènements communautaires pour favoriser l’échange sont des éléments importants à prendre en compte. Ensuite, pour des renforts d’équipes temporaires, que ce soit pour accélérer ou pour un besoin d’expertises spécifiques, il est important de bien cartographier son écosystème de partenaires afin de contacter les bonnes structures au bon moment.

La Digital Factory, une organisation saine et solide

Une Digital Factory s’appuie sur un ensemble d’équipes avec sa propre organisation et ses compétences. Celle-ci doit savoir prendre en compte les besoins métiers et les mettre en adéquation avec sa maturité en fonction de la stratégie mise en place. Elle doit aussi savoir s’entourer de partenaires de confiance afin d’évoluer sereinement dans son écosystème.

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