Article corédigé par Madeleine de Place & Coralie Martinez On l’appelle « l’or noir du 21ème siècle » : la donnée...
10 août 2023
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Power Automate : l’outil d’automatisation de Microsoft
Article co-écrit par Madeleine de Place et Coralie Martinez
À l’heure de la digitalisation, les entreprises bénéficient de nouveaux outils permettant de simplifier leurs process et de gagner en productivité : l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée en est un parfait exemple !
Aujourd’hui, dans le cadre de notre série d’articles autour de Power Platform, nous vous parlons de Power Automate, l’outil d’automatisation de la suite Microsoft Power Platfom. Anciennement connue sous le nom de Microsoft Flow, Power Automate est une plateforme permettant, de manière simple et intuitive, d’automatiser des tâches répétitives et de faciliter l’intégration entre différents systèmes.
Les avantages de l’automatisation
Alors que la transformation digitale des entreprises est la clé de leur compétitivité, l’automatisation présente de nombreux avantages :
- Gain de temps
- Baisse des coûts
- Diminution du risque d’erreur
- Gain d’efficacité
- Redéploiement des équipes sur des tâches à valeur ajoutée
- Fluidification des processus
- Suivi facilité
- Etc.
Power Automate : l’automatisation sans limite !
Le fonctionnement de Power Automate est très simple : lorsqu’un événement spécifique se produit, une action est réalisée automatiquement. Il y a donc un élément déclencheur, qui entraine le déclenchement automatique d’une action.
Power Automate centralise dans un outil unique :
- La DPA (Digital Process Automation): pratique consistant à automatiser les processus dans le cadre d’une transformation numérique à grande échelle ;
- La RPA (Robotic Process Automation) : automatisation de tâches répétitives au sein de logiciels informatiques, grâce à l’entrainement de robots ;
- Le Process Mining : analyse et suivi des processus à partir de données factuelles. Le Process Mining permet de comprendre un process afin de pouvoir l’automatiser (avec la DPA et la RPA) pour gagner en efficacité.
Il existe plusieurs types de flows et d’éléments déclencheurs :
- Automated Cloud Flow: une action est déclenchée automatiquement dès qu’un événement déclencheur se produit (par exemple : la réception d’un mail entraine le classement automatique de sa pièce jointe dans un dossier) ;
- Instant Flow: l’action est automatisée, mais son déclenchement est réalisé manuellement ;
- Business Process Flow : utile pour avoir la vue et guider l’utilisateur dans les différentes étapes d’un process (lire la documentation Microsoft sur les Business Process Flows) ;
- Scheduled Flow : l’action est automatisée, mais son déclenchement est programmé dans le temps (ex : toutes les heures / à une heure précise…) ;
- Desktop Flow : il s’agit des flows des RPA dans Power Automate (consulter la documentation Microsoft sur les Desktop flows).
Power Automate doit être considéré comme une nouvelle manière de designer les applications du SI interne. L’une des grandes forces de cet outil est la capacité à gérer le cycle de vie d’un flux sans avoir de compétences en développement ou en intégration.
Coralie Martinez, Responsable de domaine Power Platform chez Cellenza
Power Automate : exemples et cas d’usage
Les exemples et cas d’usage de Power Automate sont infinis : chaque équipe peut s’approprier facilement cet outil en fonction de son organisation et de ses enjeux.
Mieux encore : Power Automate est très simple à prendre en main et à utiliser. Plus besoin de compétences en développement pour mettre en place l’automatisation. Tous les utilisateurs métiers (RH, équipe commerciale, Marketing & Communication, etc.) peuvent ainsi répondre à leurs propres besoins en automatisant leurs process, et gagner en efficacité.
Voici quelques illustrations d’utilisations de Power Automate :
- Gestion des ressources humaines : à réception d’un mail avec une pièce d’identité ou un CV, les données de la pièce jointe sont automatiquement récupérées et intégrées dans un tableau Excel ;
- Gestion des utilisateurs: lors de la création d’un profil utilisateur, ce dernier est automatiquement ajouté à des équipes Teams ou des listes de diffusion de mail ;
- Gestion de projet: rappel automatique de tâches en retard (envoi d’un mail ou d’une notification) ;
- Enregistrement automatique de pièces jointes dans un dossier spécifique ;
- Envoi automatique d’un email à plusieurs personnes à la suite d’une action: par exemple, lorsqu’un collaborateur quitte les effectifs, un mail peut être adressé automatiquement aux différents départements concernés (IT pour la suppression de son compte AD, Communication pour la suppression de ses photos dans le cadre de la procédure RGPD, Sécurité pour la désactivation de son badge, etc.) ;
- Publication automatique de contenus : par exemple, publication d’un post sur les réseaux sociaux à chaque publication d’un article sur le blog / Mise en avant d’une nouvelle sur l’intranet à chaque nouveau contenu publié en ligne…
Power Automate : combien ça coûte ?
Microsoft propose deux types de tarifications :
- Un plan d’abonnement, pour les entreprises qui préfèrent un plan de licences (par utilisateur ou par prévision de flux) ;
- Un plan de paiement à l’utilisation, dans lequel l’entreprise paie à chaque exécution du flux de Cloud.
Pour en savoir plus sur le prix de cet outil, nous vous invitons à consulter la Tarification de Power Automate.
Power Automate : ce qu’il faut retenir
Aujourd’hui, l’automatisation est l’un des atouts pour gagner en efficacité et en compétitivité. Avec Power Automate, les entreprises peuvent décharger leurs équipes en automatisant des tâches à faible valeur ajoutée. Avec Power Automate, les équipes métiers peuvent automatiser une infinité de tâches, en fonction de leur organisation et de leurs besoins.
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